Zeitersparnis durch Automatisierung für GEBRÜDER PETERS Gebäudetechnik AG

GEBRÜDER PETERS nutzt Microsoft Teams für Kommunikation, Aufgabenplanung, Dateiablage und Protokollierung rund um Bauprojekte. Ein einheitlicher Projektraum mit standardisierter Ordnerstruktur, vordefiniertem OneNote und Planner mit Aufgaben bedeutete zwar bessere Übersicht, aber zunächst auch großen manuellen Aufwand für die Projektkaufleute.

Mit dem Teams Manager lassen sich standardisierte Projekträume einfach provisionieren, inklusive fertigen Planner-Buckets, Aufgaben und vorgefertigten OneNotes. Auch das Preis-Leistungs-Paket passte. Durch die Automatisierung erzielt GEBRÜDER PETERS große Zeitersparnisse. Vorgefertigte Templates, Lifecycles zur Archivierung und Namenskonventionen für einheitliche Namen der Projekträume erleichtern die Arbeit.

“Der Teams Manager deckt genau ab, was wir uns vorgestellt hatten. Alles, was automatisiert werden kann, wird nun automatisiert. Auch den Start-Workshop kann ich nur empfehlen.“ Matthias Ortner, CDO bei GEBRÜDER PETERS Gebäudetechnik AG

Herausforderungen bei GEBRÜDER PETERS

Vor der Einführung von Microsoft Teams für das Projektmanagement hatten die Mitarbeiter der GEBRÜDER PETERS Gebäudetechnik AG bei Baustellen-Projekten nur umständlich Zugriff auf projektbezogene Dateien wie Pläne oder Excel-Listen. Daher plante GEBRÜDER PETERS einen standardisierten Projektraum mit vorgegebener Ordnerstruktur, einem OneNote mit allen Inhalten und einem vordefinierten Planner mit Aufgaben innerhalb von Microsoft Teams. Diese deckten die Kommunikation, Aufgabenverteilung, zentrale Dateiablage und Protokollierung von Baubesprechungen vor Ort ab.

Es bedeutete jedoch zunächst großen manuellen Aufwand für die Projektkaufleute, die benötigten Ordner, Planner, Aufgaben, OneNotes etc. dieser standardisierten Projekträume zu erstellen.

Unsere Lösung für GEBRÜDER PETERS

Bei einer Marktanalyse stieß GEBRÜDER PETERS auf den Teams Manager. Dieser war rundum in Microsoft Teams integriert und deckte alle Anforderungen ab: standardisierte Projekträume einfach zu provisionieren, inklusive vorgefertigten Planner-Buckets, Aufgaben und vorgefertigten OneNotes. Auch das Preis-Leistungs-Paket passte, insbesondere gegengerechnet mit Zeitaufwand und Fehleranfälligkeit vorher.

Vor dem Start des Teams Managers erhielt GEBRÜDER PETERS ein umfangreiches Onboarding. Eine ausführliche Einführung in die Optionen und Einstellungen des Tools gab einen guten Überblick. Im Start-Workshop wurden gemeinsam die geplanten Ziele und Strukturen festgelegt.​​

Nutzen bei GEBRÜDER PETERS

Die Automatisierung mit dem Teams Manager hilft GEBRÜDER PETERS dabei, große Zeitersparnisse umzusetzen. Statt wie vorher manuell alle Teams-Räume einzeln zu bearbeiten, passen die Mitarbeiter jetzt nur noch das Template an und alle neuen Projekte erhalten die Vorlagen automatisch.

Auch Lifecycles mit automatisierter Archivierung nicht mehr benötigter Projekträume erleichtern den Admins die Arbeit. Dank Namenskonventionen sind Projekträume nun einheitlich und übersichtlich benannt. So wird beispielsweise die jeweilige Niederlassung am Anfang des Team-Namens eingefügt.