Wie Bioland Teams und Gäste in Microsoft Teams verwaltet
Bioland e.V. führte Microsoft Teams für die Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Freiwilligen ein. Schnell erkannte das IT-Team, dass fehlende Regeln und unkontrollierte Gast-Einladungen ein Risiko des Kontrollverlusts bedeuteten. Die verteilte Verwaltung in verschiedenen Microsoft Admin Centern erschwerte zusätzlich die Arbeit. Daraufhin setzte Bioland bereits nach einem Monat die Governance-Apps Teams Manager und External User Manager von Solutions2Share ein.
Der Teams Manager unterstützt die IT von Bioland dabei, neue Teams kontrolliert zu erstellen. Ein Genehmigungsprozess stellt sicher, dass keine unnötigen Teams entstehen. Für einheitliche Namen und klare Strukturen nutzt Bioland Namenskonventionen mit festen Präfixen je nach Zweck. Teams-Vorlagen sorgen für eine passende Lebensdauer. Nach der Einführung des Teams Managers integrierte die IT auch bereits zuvor erstellte Teams in die verwalteten Strukturen.
Mit dem External User Manager behält Bioland den Überblick über Gäste in Microsoft Teams. Mitarbeiter laden Gäste selbst ein, während die IT jederzeit nachvollziehen kann, wer in welchen Teams aktiv ist und wer für einen Gast verantwortlich ist.
Bioland kann mithilfe des Teams Managers nun neue Teams kontrolliert zu erstellen und doppelte Einträge vermeiden. Lebenszyklus-Einstellungen sorgen dafür, dass ungenutzte Teams automatisch archiviert oder gelöscht werden. Namens-konventionen werden nun standardisiert durchgesetzt.
Der External User Manager erleichtert die Verwaltung von Gästen enorm. Die IT sieht sofort, wie viele Gäste aktiv sind und in welchen Teams sie sich befinden. Gäste lassen sich mit wenigen Klicks entfernen, wenn ihr Mandat endet oder sie ein Projekt verlassen.
Bioland profitiert zudem davon, dass die Verwaltung von Microsoft Teams nun zentral in einer Lösung statt über mehrere Admin Center erfolgt.
“Mit dem Teams Manager und External User Manager ist die Verwaltung von Microsoft Teams ein Selbstläufer. Wir müssen uns um nichts kümmern und haben trotzdem die volle Übersicht und Kontrolle über alle Gäste und alle Teams.“ Michaël Schmitt, Netzwerk Administrator bei Bioland e.V.
Herausforderungen bei Bioland
Bioland e.V., der größte Bio-Anbauverband in Deutschland mit rund 9.000 Mitgliederbetrieben und 1.300 Partnern, führte Microsoft Teams für die Zusammenarbeit seiner Mitarbeiter und ehrenamtlichen Freiwilligen ein. Bereits im ersten Monat mit Microsoft Teams hatte das IT-Team den Eindruck, die Kontrolle zu verlieren, da die Benutzer völlige Freiheit hatten und sich schwer taten, Regeln wie z.B. Namenskonventionen für neue Teams zu befolgen. Das IT-Team erkannte das Risiko, dass Benutzer unkontrolliert Externe einladen und die Kontrolle darüber verloren gehen könnte.
Zusätzlich erschwerten die verteilten Verwaltungsoptionen in verschiedenen Microsoft Admin Centern die Arbeit der Administratoren.
Das Bioland IT-Team suchte eine Software für das Management von Teams und Gästen, bevorzugt aus Deutschland. Auf einer Online-Konferenz lernte Bioland die Governance-Apps Teams Manager und External User Manager kennen und führte diese bereits einen Monat nach dem Start mit Microsoft Teams ein.
Unsere Lösung für Bioland
Der Teams Manager hilft der IT von Bioland, die Kontrolle über neu erstellte Teams zu behalten. Mit einem Genehmigungsprozess entscheidet die IT, ob ein neues Team erstellt wird.
Um einheitliche Namen und genauere Informationen über den Teams-Zweck sicherzustellen, setzt Bioland Namenskonventionen ein. Das IT-Team erstellte eine Regelsammlung mit einem fest definierten Präfix je nach Teams-Zweck, z.B. P für Projekte, GD für gemeinschaftliche Dienste, die für die gesamte Bioland-Organisation relevant sind, sowie weitere Kürzel für Standorte, Gremien oder Fachausschüsse.
Unterschiedliche Teams-Vorlagen decken verschiedene Lebensdauern ab. Ein Projekt-Team hat beispielsweise einen kürzeren Lebenszyklus von nur sechs Monaten, während ein Standort-Team für eine längere Dauer angelegt ist.
Nach der Einführung des Teams Managers integrierte die IT auch die zuvor „wild“ erstellten Teams in die verwalteten Strukturen.
Mit dem External User Manager erhält Bioland eine detaillierte Übersicht über alle Gäste in Microsoft Teams. Anfragende Mitarbeiter können Gäste für ihre Teams selbst einladen. Über den External User Manager kann die IT dennoch jederzeit nachvollziehen, welche Gäste in welchen Teams eingeladen sind oder welcher Mitarbeiter für einen Gast verantwortlich ist.
Nutzen bei Bioland
Mit dem Teams Manager filtert das IT-Team von Bioland Anfragen für neue Teams vor und verhindert so, dass Teams doppelt erstellt werden.
Die Lebenszyklus-Einstellungen legen fest, wie lange ein Team bestehen bleibt, und sorgen dafür, dass ungenutzte Teams im Tenant archiviert oder gelöscht werden. Auch Namenskonventionen für einheitliche Teams-Namen setzt das Governance-Tool nun automatisiert durch.
Der größte Mehrwert des External User Manager liegt für Bioland in der übersichtlichen Verwaltung von Gästen. Die IT sieht auf einen Blick, wie viele Gäste in einem Team aktiv sind. Mit wenigen Klicks lässt sich außerdem nachvollziehen, welchen Teams ein bestimmter Gast angehört. Soll ein Gast entfernt werden – etwa weil sein Mandat endet oder er ein Projekt verlässt – lässt sich das über den External User Manager schnell und unkompliziert umsetzen.
Bioland schätzt besonders, dass die Verwaltung von Microsoft Teams nicht mehr über verschiedene Microsoft Admin Center verteilt ist, sondern nun innerhalb einer einzigen Lösung erfolgt.
