Teams Kanäle archivieren
Für Projekte, Abteilungen, Themen oder temporäre Arbeitsgruppen werden bei der Zusammenarbeit in Teams oft einzelne Kanäle erstellt. Das ist meist sinnvoll, kann mit der Zeit aber auch schnell unübersichtlich werden. So bleiben zum Beispiel alte Kanäle sichtbar, obwohl sie längst nicht mehr aktiv genutzt werden.
Seit 2024 gibt es in Microsoft Teams nun eine native Funktion, um einzelne Kanäle zu archivieren. Damit kannst du inaktive Kanäle „einfrieren“, ohne sie komplett zu löschen. Eine gute Möglichkeit also, Teams-Kanäle zu verwalten, Ordnung in Teams zu schaffen, ohne wichtige Informationen zu verlieren.
In diesem Blogpost erfährst du, wie du Kanäle in Microsoft Teams archivieren kannst, was dabei passiert, wann es sinnvoll ist – und wie dich der Teams Manager dabei unterstützen kann.
1. Was bedeutet „Teams Kanal archivieren“ in Microsoft Teams?
Beim Archivieren eines Kanals wird dieser schreibgeschützt. Das heißt: Nutzer können keine neuen Beiträge mehr verfassen, keine Antworten posten und keine neuen Dateien hochladen. Bestehende Inhalte bleiben aber erhalten und sind weiterhin einsehbar. Je nach deiner Berechtigung auch über die Suche.
Archivieren, Löschen oder Ausblenden – was ist der Unterschied?
| Funktion | Was passiert? | Wiederherstellbar? | Sichtbarkeit |
|---|---|---|---|
| Archivieren | Kanal bleibt erhalten, aber schreibgeschützt | ✅ | Für Mitglieder sichtbar |
| Löschen | Kanal wird dauerhaft entfernt | ❌ | Nicht mehr sichtbar |
| Ausblenden | Kanal wird nur bei dir versteckt | ✅ | Für andere weiterhin sichtbar |
2. Wann und warum sollte man Teams Kanäle archivieren?
Typische Gründe für eine Archivierung:
- Projektabschluss: Das Projekt ist abgeschlossen und es wird nicht mehr aktiv daran gearbeitet. Informationen und Entscheidungen sollen aber dokumentiert bleiben.
- Längere Inaktivität: Ein Kanal wird über Monate nicht mehr aktiv genutzt und scheint nicht mehr gebraucht zu werden. Das spricht für eine Archivierung.
- Compliance und Nachvollziehbarkeit: Archivierte Kanäle ermöglichen revisionssichere Ablage. Besonders in regulierten Branchen ist das von hoher Bedeutung.
- Bessere Übersicht: Das Archivieren von Kanälen ermöglicht eine bessere Übersicht und Navigation zu relevanten Kanälen.
Einzelne Kanäle lassen sich aktuell nur manuell archivieren. Mit dem Teams Manager kannst du aber den Lifeycle ganzer Teams regelbasiert automatisieren. Zum Beispiel nach einer vorab definierten Anzahl an Tagen Inaktivität oder nach Projektende.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Wie kann ich Teams Kanäle in Microsoft Teams archivieren?
Zeitaufwand: 2 Minuten
So funktioniert das Archivieren von Teams-Kanälen in Microsoft Teams:
- Navigiere in Microsoft Teams zu deinem Team
Öffne deine Team-Übersicht in der linken Microsoft Teams Leiste und klicke auf das Team, in dem sich der Kanal befindet, der archiviert werden soll.
- Klicke auf die drei Punkte („…“) neben dem Kanalnamen.
Mit einem Klick auf das Menü öffnen sich weitere Optionen.
- Wähle im Menü „Kanal archivieren“
Wenn die neue Archvierungsfunktion in deinem Tenant aktiviert ist, erscheint diese Option im Menü.
- Bestätige die Archivierung mit Klick auf „Archivieren“
Es erscheint eine Sicherheitsabfrage. Nach Bestätigung ist der Kanal archiviert.
Der Kanal ist jetzt schreibgeschützt und bleibt für berechtigte Nutzer sichtbar. Dateien und Inhalte bleiben erhalten.
Wichtig: Die Archivierungsfunktion für einzelne Kanäle wurde zwischen Februar und April 2024 weltweit ausgerollt und sollte mittlerweile in allen Standard-Tenants verfügbar sein. Falls du die Funktion nicht siehst, könnte sie in deinem Tenant deaktiviert sein. Möchtest du das ganze Team archivieren? Teams Manager bietet dir die Möglichkeit, Teams automatisiert und regelbasiert zu archivieren.
4. Was passiert nach der Archivierung von Teams Kanälen?
Nach der Archivierung gelten folgende Einschränkungen:
- Schreibschutz: Es können keine neuen Beiträge oder Antworten erstellt werden.
- Dateien: Bestehende Dateien bleiben abrufbar, Änderungen sind nur bei entsprechender Freigabe möglich.
- Registerkarten und Apps: Viele Apps sind weiterhin aufrufbar. Eine Interaktion ist aber nicht mehr möglich.
- Sichtbarkeit: Der Kanal bleibt sichtbar. Der Kanal und Inhalte aus diesem können weiterhin über die Suche gefunden werden.
5. Archivierte Teams-Kanäle wiederherstellen oder löschen
Wiederherstellen eines archivierten Kanals
Wenn du zum Kanalmenü zurückkehrst, findest du jetzt die Option „Kanal wiederherstellen“, klicke darauf. Der Kanal ist nun wiederhergestellt und kann wieder normal verwendet werden.
Löschen eines archivierten Teams Kanals
Du kannst deinen Kanal auch dauerhaft löschen. Achtung: Gelöschte Kanäle können nicht wiederhergestellt werden.
Dazu klickst du im Kanal-Menü einfach auf „Kanal löschen“ und bestätigst mit Klick auf „Löschen“.
6. Best Practices für die Archivierung von Teams Kanälen
- Regelmäßig aufräumen: Plane feste Zeitpunkte zur Überprüfung inaktiver Kanäle. So garantierst du deinen User stets eine aufgeräumte und klar strukturierte Teams Umgebung, in der sie sich besser zurechtfinden können.
- Lieber archivieren statt löschen: Solltest du dir nicht sicher sein, inwiefern Informationen und Dateien noch gebraucht werden, archiviere deinen Kanal lieber, anstatt ihn direkt zu löschen. Ein gelöschter Kanal kann nicht wiederhergestellt werden.
- Verantwortlichkeiten klären: Kläre, wer über die Archivierung entscheidet und wer sie vornimmt.
- Lebenszyklus definieren: Definiere vorab, wann ein Kanal oder Projekt offiziell endet und wie viele Tage danach eine Archivierung des Kanals stattfinden soll.
Einzelne Kanäle musst du aktuell noch manuell prüfen und archivieren. Der Teams Manager unterstützt dich mit automatisierten Notifications und Workflows auf Team-Ebene.
7. Häufig gestellte Fragen zur Archivierung von Teams Kanälen
Kann ich einzelne Teams Kanäle, ohne das Team archivieren?
Ja, das ist mit der neuen Funktion seit 2024 möglich. Du kannst einzelne Kanäle archivieren, ohne das gesamte Teams zu beeinflussen.
Bleiben Dateien im archivierten Teams Kanal erhalten?
Ja, alle Dateien bleiben verfügbar und lesbar. Änderungen an diesen Dateien sind aber nicht mehr möglich.
Was passiert mit Apps und Registerkarten?
Nachdem du ein Teams Kanal archiviert hast, bleiben die meisten Apps und Registerkarten sichtbar, sind aber meist nur noch lesbar.
Sind archivierte Teams Kanäle weiterhin durchsuchbar?
Ja, sofern du Zugriff hast, sind archivierte Kanäle und ihre Inhalte über die Suche weiterhin auffindbar.
Kann der Teams Manager beim Archivieren von Kanälen helfen?
Die Archivierung einzelner Kanäle ist neu in Teams und lässt sich derzeit nicht automatisieren. Der Teams Manager bietet aber umfassendes Lifecycle-Management auf Team-Ebene.
Was passiert nach dem Archivieren eines Teams Kanals?
Nach dem Archivieren ist ein Kanal schreibgeschützt, aber weiterhin sichtbar. Das bedeutet, alle bestehenden Inhalte und Dateien können eingesehen und über die Suche gefunden werden. Beiträge und Änderungen in diesem Kanal sind jedoch nicht mehr möglich.
Wann sollte ich ein Kanal archivieren statt löschen?
Zu Dokumentationszwecken ist es oft von Bedeutung, dass alle Informationen und Dateien weiterhin einsehbar und durchsuchbar sind. Wird ein Kanal gelöscht, gehen alle Inhalte des Kanals verloren. Eine Wiederherstellung ist nicht möglich.
Wie erkenne ich archivierte Kanäle in Teams?
Archivierte Kanäle sind meist grau markiert und mit einem Archivsymbol gekennzeichnet.
Fazit: Was die Teams Archivierungsfunktion bietet
Die neue Archivierungsfunktion für Teams-Kanäle ist ein sinnvolles Feature, um inaktive Inhalte aus dem aktiven Arbeitsbereich zu entfernen, ohne sie zu löschen. Die Kommunikation bleibt nachvollziehbar, und die Struktur in Microsoft Teams übersichtlich.
Aktuell ist die Archivierung einzelner Kanäle nur manuell möglich. Wenn du aber nicht nur einzelne Kanäle, sondern ganze Teams effizient verwalten möchtest, bietet dir der Teams Manager dafür die passenden Funktionen:
Auf Team-Ebene kannst du Regeln für Microsoft Teams Lebenszyklen definieren, automatische Archivierungen planen und Erinnerungen an Teamverantwortliche versenden – alles zentral gesteuert und compliance-konform.
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Head of Marketing & Sales bei Solutions2Share – Florian Pflanz verfügt über 6 Jahre M365-Erfahrung und war an zahlreichen Projekten zur Microsoft Teams Governance beteiligt. In über 200 Workshops hat er umfangreiches Wissen und Best Practices zu Microsoft Teams und den Managementanforderungen von Unternehmen gesammelt.
