Teams Governance vs. Teams Administration
Microsoft Teams Governance und Microsoft Teams Administration sind zwei unterschiedliche, aber verwandte Konzepte. Beide sind wichtig für die Sicherheit und Funktionalität der Plattform.
In diesem Blogbeitrag werfen wir einen Blick auf die verschiedenen Elemente der Teams Governance und der Teams-Administration. Welche Themen sind am wichtigsten? Welche Bestandteile sollten Unternehmen vor der Einführung von Microsoft Teams einrichten bzw. festlegen?
Wenn es um die Sicherung der Microsoft Teams-Umgebung Ihres Unternehmens geht, ist Governance unentbehrlich. Governance umfasst die Richtlinien, Verfahren und Kontrollen die für einen reibungslosen und sicheren Betrieb Ihrer Teams-Plattform sorgen. Dazu gehören Elemente wie die Definition, wer auf Ihre Teams-Umgebung zugreifen darf und auf welcher Ebene, die Verwaltung und Sicherung der in Teams freigegebenen Daten, die Gewährleistung der Einhaltung rechtlicher und behördlicher Anforderungen, die Verwaltung und Sicherung der Geräte, die auf Teams zugreifen, die Verwaltung und Sicherung des Zugriffs auf Teams für externe Benutzer, die Überwachung und Berichterstattung über die Nutzung von Teams, die Verwaltung und Kontrolle von Änderungen an Teams sowie die Schulung und Förderung der Akzeptanz im gesamten Unternehmen.
Durch die Implementierung effektiver Governance-Maßnahmen können Sie sicherstellen, dass Ihre Teams-Umgebung auf sichere und gesetzeskonforme Weise genutzt wird und allgemein mit den Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmt.
Während Governance die Grundlage für eine sichere und konforme Microsoft Teams-Umgebung bildet, steckt in der Administration die tägliche Arbeit, die dafür sorgt, dass Ihre Teams-Plattform reibungslos läuft. Teams Administratoren sind für Aufgaben wie das Erstellen und Verwalten von Teams und Kanälen, das Zuweisen von Rollen und Berechtigungen, das Konfigurieren von Einstellungen und Integrationen, das Überwachen und Beheben von Problemen sowie das Implementieren von Updates und neuen Funktionen verantwortlich.
Dies kann die Verwaltung von Benutzerkonten, die Einrichtung von Kanälen und Teams, die Behebung technischer Probleme und die Implementierung von Updates und neuen Funktionen umfassen. Ziel der Teams-Administration ist es, sicherzustellen, dass die Plattform effizient läuft und den Benutzern die Ressourcen zur Verfügung stehen, die sie für eine produktive Arbeit benötigen.
Bereiche der Teams Governance
1. Zugriffskontrolle
Die Definition, wer auf Microsoft Teams zugreifen und es nutzen darf und welche Zugriffsrechte der User hat.
2. Datenverwaltung – Data Governance
Verwaltung und Sicherung der in MS Teams freigegebenen Daten, wie Chatnachrichten, Dateien und Unterhaltungen.
3. Compliance – Einhaltung der Vorschriften
Sicherstellen der Verwendung von Teams in Übereinstimmung mit rechtlichen, regulatorischen und organisatorischen Anforderungen.
4. Geräteverwaltung
Verwaltung und Sicherung der Geräte, die auf Microsoft Teams zugreifen, wie z.B. Laptops, Smartphones und Tablets.
5. Externer Zugriff
Verwalten und Sichern des Zugriffs auf MS Teams für externe Benutzer, wie Partner und Lieferanten. Für weitere Informationen über die Sicherheit Ihrer Teams-Umgebung und die Verwaltung von Gastbenutzern informieren Sie sich bitte über den External User Manager.
6. Auditing und Berichterstattung
Überwachung und Berichterstattung über die Nutzung von Teams, z.B. wer es nutzt und auf welche Art es genutzt wird.
7. Change Management
Verwaltung und Kontrolle von Änderungen an Microsoft Teams, z.B. durch Updates und neue Funktionen.
8. Schulung und Adoption
Sicherstellen, dass die Benutzer in der Verwendung von Teams geschult werden, und Förderung der Akzeptanz von Teams in der gesamten Organisation.
Wichtigste Bestandteile der Teams-Governance
Welcher Bereich der Teams-Governance am wichtigsten ist, hängt von den spezifischen Bedürfnissen und Prioritäten Ihrer Organisation ab. Im Allgemeinen zählen jedoch Data Governance und Compliance zu den wichtigsten Elementen der Teams-Governance.
Data Governance bezieht sich auf die Verwaltung und Sicherheit von in Microsoft Teams freigegebenen Daten, wie Chatnachrichten, Dateien und Unterhaltungen. Sie ist insofern von großer Bedeutung, weil sie sicherstellt, dass sensible und vertrauliche Informationen geschützt sind und dass Daten in Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien verwendet und freigegeben werden.
Compliance ist auch deshalb wichtig, weil sie dafür sorgt, dass Microsoft Teams in Übereinstimmung mit gesetzlichen, behördlichen und organisatorischen Anforderungen verwendet wird, z.B. Datenschutzgesetze, Branchenvorschriften und Unternehmensrichtlinien. Die Nichteinhaltung von Vorschriften kann zu erheblichen finanziellen und rufschädigenden Nachteilen für ein Unternehmen führen.
Über diese beiden Punkte hinaus ist auch die Zugriffskontrolle von entscheidender Bedeutung, da sie festlegt, welche Personen mit welcher Berechtigungsstufe auf Teams zugreifen und es nutzen können. So kann der unbefugte Zugriff auf sensible Informationen verhindert und sichergestellt werden, dass nur autorisierte Mitarbeiter auf die Plattform zugreifen und sie nutzen können.
Zusammenfassend sind Data Governance und Compliance in der Regel die wichtigsten Elemente der Microsoft Teams-Governance, da sie sensible Daten schützen und sicherstellen, dass die Plattform in Übereinstimmung mit rechtlichen und organisatorischen Anforderungen genutzt wird. Aber auch die anderen Elemente wie Gerätemanagement, Schulung und Übernahme sowie Change Management spielen eine wichtige Rolle bei der Aufrechterhaltung der Sicherheit und Funktionalität der Plattform.
Bereiche der Teams-Administration
1. Benutzerverwaltung
Verwaltung und Pflege der Benutzer, die Zugriff auf Microsoft Teams haben, wie z.B. das Erstellen neuer Konten, das Deaktivieren inaktiver Konten und das Zurücksetzen von Kennwörtern.
2. Team- und Kanal-Verwaltung
Erstellen und Verwalten von Teams und Kanälen, z.B. Einrichten neuer Teams und Kanäle, Verwalten von Teammitgliedern und Konfigurieren von Kanal-Einstellungen. Um eine klare Struktur Ihrer MS Teams-Umgebung zu erhalten, empfehlen wir die Verwendung von Teams Vorlagen.
3. Berechtigungen und Rollen
Zuweisung von Rollen und Berechtigungen an Benutzer, wie z.B. Teambesitzer, Mitglieder und Gäste, und Steuerung der Funktionen, die sie innerhalb von Teams nutzen können. Der Teams Manager steht Ihnen hier als mächtiges Teams Tool zur Seite, mit dem Sie Vorlagen für Berechtigungseinstellungen für jedes neue Team erstellen können und so viel Zeit sparen.
4. Einstellungen und Konfigurationen
Konfigurieren von Einstellungen und Optionen innerhalb von Microsoft Teams, z.B. Einrichten von Integrationen mit anderen Tools und Anwendungen, Anpassen der Teams-Oberfläche und Anpassen der Einstellungen an die Anforderungen des Unternehmens. Dieser Bereich überschneidet sich mit der Teams-Governance: App-Governance und App-Berechtigungsrichtlinien sind ebenfalls wichtige Themen.
5. Überwachung und Fehlerbehebung
Überwachung der Leistung von MS Teams und Fehlerbehebung bei auftretenden Problemen, wie z.B. Konnektivitätsproblemen, Fehlern und Serviceausfällen.
6. Updates und neue Funktionen
Implementierung von Updates und neuen Funktionen, z.B. Testen und Bereitstellen neuer Versionen von Microsoft Teams und Gewährleistung, dass die Benutzer die neuen Funktionen kennen und wissen, wie sie sie nutzen können.
7. Sicherung und Wiederherstellung
Implementierung eines Backup- und Wiederherstellungsplans, um sicherzustellen, dass MS Teams-Daten und -Einstellungen im Falle unerwarteter Probleme wiederhergestellt werden können.
8. Einhaltung von Vorschriften und Audits
Sicherstellen, dass Teams in Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien und rechtlichen Anforderungen, wie z.B. Datenschutzgesetzen, verwendet wird, sowie Überwachung und Berichterstattung über die Nutzung.
Wie Sie Teams Governance aufsetzen
Steht Ihr Unternehmen kurz davor, Microsoft Teams einzuführen? Bevor Sie Ihre Benutzer auf die Umgebung loslassen, ist es wichtig, eine fundierte Teams-Governance-Strategie einzuführen, um sicherzustellen, dass der Start reibungslos und sicher abläuft. Ohne eine angemessene Governance riskieren Sie die Preisgabe sensibler Daten, die Verletzung rechtlicher und behördlicher Anforderungen und eine mangelnde Akzeptanz bei den Benutzern. Aber keine Sorge – nehmen Sie sich die Zeit, Richtlinien, Verfahren und Kontrollen festzulegen. So können Sie Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs bringen und alle Vorteile von Teams voll ausschöpfen. Hier sind die wichtigsten Schritte für die Einführung!
Zeitaufwand: 5 Tage
- Festlegen von Governance-Richtlinien
Legen Sie vor der Einführung von Microsoft Teams konkrete Governance-Richtlinien fest, die definieren, wie die Plattform genutzt werden soll, wer darauf zugreifen darf und welche Zugriffsrechte diese Personen haben. Diese Richtlinien sollten mit den Zielen Ihres Unternehmens sowie mit den rechtlichen und regulatorischen Anforderungen übereinstimmen.
- Definieren Sie Data Governance
Legen Sie Data-Governance-Richtlinien fest, die bestimmen, wie die in MS Teams freigegebenen Daten verwaltet und gesichert werden sollen. Dazu gehört auch die Klassifizierung von Daten auf der Grundlage ihrer Sensibilität (z.B. durch die Verwendung von Microsoft Sensitivity Labels) und die Festlegung von Verfahren für die Handhabung, gemeinsame Nutzung und Speicherung von Daten.
- Zuweisung von Rollen und Verantwortlichkeiten
Weisen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten für die Verwaltung und Administration von Teams zu, z.B. Teamverantwortliche, Teammitglieder und Administratoren. Diese Personen sollten in der Verwendung von Teams geschult werden und mit den Governance-Richtlinien Ihres Unternehmens vertraut sein.
- Zugriffskontrolle einrichten
Richten Sie eine Zugriffskontrolle ein, um festzulegen, wer auf Teams zugreifen und es nutzen darf und welche Zugriffsrechte er/sie hat. Dies kann beispielsweise die Implementierung einer Multi-Faktor-Authentifizierung sowie die Bereitstellung und Aufhebung des Zugriffs nach Bedarf beinhalten.
- Entwickeln Sie einen Schulungsplan
Die Entwicklung eines Schulungsplans stellt sicher, dass die Benutzer mit der neuen Plattform vertraut sind. Dazu kann die Bereitstellung von Schulungsressourcen wie Benutzerhandbücher, Videos und Webinare gehören.
- Überwachung und Berichterstattung einrichten
Die Überwachung und Berichterstattung zur Nutzung und zur Identifizierung potenzieller Probleme kann die Erstellung von Nutzungsberichten, die Einrichtung von Warnmeldungen und die Überprüfung von Audit-Logs umfassen.
- Entwickeln Sie einen Change Management-Plan
Auch wenn Sie erst am Anfang stehen, sollten Sie einen Change Management-Plan entwickeln. Damit stellen Sie sicher, dass Änderungen an Microsoft Teams kontrolliert eingeführt werden, wie z.B. die regelmäßigen Microsoft-Updates, die immer wieder neue Funktionen mit sich bringen. Dies kann das Testen von Änderungen in einer Staging-Umgebung und das kontrollierte Ausrollen von Änderungen beinhalten.
Wenn Sie sich mit all diesen Informationen und Optionen zur Governance und Administration von Microsoft Teams überfordert fühlen, sind Sie nicht allein. Die Verwaltung und Pflege einer neuen Plattform kann eine Herausforderung sein, aber mit der richtigen Anleitung und Unterstützung können Sie einen erfolgreichen Start sicherstellen.
Unser Expertenteam kann Ihnen bei diesem Prozess helfen und Ihnen die Ressourcen zur Verfügung stellen, um effektive Teams-Governance-Richtlinien zu erstellen, Ihre Daten zu sichern und Richtlinien für den Gastzugang einzurichten. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wenn Sie Unterstützung benötigen, oder fordern Sie einfach eine Demo unserer Tools an.
CEO bei Solutions2Share – Christian Groß ist ein Teams-Experte der ersten Stunde. In den letzten 4 Jahren entwickelte er 6 Teams Apps, baute ein eigenes Dienstleistungsunternehmen auf und gründete zudem die größte deutschsprachige Teams Konferenz.
