Teams erstellen: Jeder oder keiner?
Eines der größten Probleme mit Microsoft Teams ist die Annahme, dass es sich mühelos auf große Organisationen anwenden lässt und von deren Benutzern leicht akzeptiert und intuitiv genutzt werden kann. Dies ist jedoch eine riskante Annahme bei der Einführung von Microsoft Teams in einer Organisation mit gemischten Vertrauens- und Kompetenzniveaus, da es zu Inkonsistenz bei der Nutzung und Erstellung verschiedener Teams kommen wird.
Wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Teams selbst und nach ihren Bedürfnissen zu erstellen, erhöht das die Akzeptanz des neu eingeführten Tools. Ihre Mitarbeiter wissen am besten, wie ein Team für ihre Aufgabe oder ihr Projekt aufgebaut sein muss. Wenn sie selbst ein Microsoft Teams Team erstellen können, erspart dieser Weg unnötig langen E-Mail-Verkehr mit dem zuständigen Administrator über die Anforderungen und senkt das Frustrationsniveau.
Dennoch kann es zu Problemen führen, wenn viele Mitarbeiter hohe Berechtigungsstufen haben. Oft ist nicht klar definiert, wann es notwendig ist, ein Team zu erstellen und wann ein Kanal oder sogar nur ein Chat ausreicht. Es kann auch dazu führen, dass Teams mit dem gleichen Zweck mehrfach angelegt werden. Das kann schnell zu einem Wildwuchs führen, der Ihre Mitarbeiter mit vielen Teams ohne echten Nutzen verwirrt. Lesen Sie hier, wie Sie die Erstellung von Microsoft Teams verhindern können.
Es ist jedoch nicht ratsam, Ihren Mitarbeitern das Anlegen von Teams komplett zu verbieten, da ein langwieriger Prozess des Anlegens eines Teams durch die IT-Abteilung zu einer Unterbrechung des Arbeitsablaufs führen kann, insbesondere dann, wenn ein Team zur Fortsetzung der Arbeit benötigt wird. Dies kann zu Frustration bei den Mitarbeitern führen und die Motivation senken. Das Errichten von Barrieren mag wie eine sinnvolle Lösung erscheinen, um die mit Microsoft Teams verbundene Informationsflut zu kontrollieren, aber dies kann nach hinten losgehen, wenn es nicht sorgfältig und angemessen gehandhabt wird.
Für einen sinnvollen Einsatz von Microsoft Teams in Unternehmen bedeutet dies, dass es einige valide Möglichkeiten gibt, den Wildwuchs von Teams zu managen:
- Das Erstellen von Teams ist für alle Mitarbeiter erlaubt. Dies kann in kleinen Unternehmen funktionieren. Es wird jedoch empfohlen, die Mitarbeiter zu schulen und den Benutzern zu erklären, wie sie Microsoft Teams verwenden und wann es notwendig ist, ein neues Team zu erstellen. Dies kann zeitaufwendig und teuer sein.
- Nur wenige, sorgfältig ausgewählte Benutzer dürfen Teams erstellen. Dies würde bedeuten, dass die Teamerstellung für alle außer einer kleinen Gruppe von Power-Usern, die sich in verschiedenen Teilen des Unternehmens befinden, deaktiviert wird. Dies birgt die Gefahr von langen Mailkonversationen über Anforderungen und stört den Arbeitsablauf.
- Eine andere Möglichkeit wäre, einen automatischen Genehmigungs-Workflow hinzuzufügen, um die Erstellung von Teams anzufordern. Dies gibt Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, Teams selbst zu erstellen, und Ihr Unternehmen kann trotzdem die Kontrolle behalten. Es gibt mehrere Möglichkeiten, dies zu implementieren, aber dazu später mehr.
Ermitteln der optimalen Lösung
Die optimale Lösung hängt stark von den Anforderungen in Ihrem Unternehmen ab. Allerdings ist es auch bei einer geringen Anzahl von Mitarbeitern nicht ratsam, das Anlegen von Teams komplett zu erlauben. Die Einschränkung ist daher eine akzeptable Lösung, die aber nicht immer praktikabel ist. Lange Wartezeiten können den eigentlichen Zweck von Microsoft Teams, nämlich schnell und einfach zusammenzuarbeiten, untergraben. Es gibt also noch den Mittelweg, der wie so oft der effizienteste zu sein scheint. Ein Freigabe-Workflow gibt Ihren Mitarbeitern genug Freiheit, um die Motivation nicht zu verlieren und Ihnen genug Eingriffsmöglichkeiten, um die Kontrolle zu behalten. Bleibt noch das Problem der Anforderungen: Gerade in großen Unternehmen kann es von Vorteil sein, Vorlagen zu verwenden. Zum einen spart es Zeit, da Registerkarten und Kanäle etc. bereits vorkonfiguriert sind, zum anderen kann das Unternehmen Vorgaben erstellen, die für jede Vorlage und damit für jedes erstellte Team eingehalten werden müssen.
Implementierung der Lösung
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einen Genehmigungs-Workflow zu integrieren: wenig Code, kein Code und viel Code.
Viel Code
Für die Kodierungslösung können Sie Ihre Unternehmensentwickler eine Webanwendung schreiben lassen, komplett mit Backend-Datenbank, einer für Teams angepassten Frontend-Oberfläche und APIs zum Lesen/Schreiben von Informationen, die der Benutzer anzeigen oder ausführen kann. Dies ist eine sehr zeit- und kostenintensive Option, kann aber auch zu einer guten, praktikablen Lösung führen, da es endlose Anpassungsmöglichkeiten gibt. Um den möglichen Anforderungen gerecht zu werden, ist auch hier eine Lösung auf Basis von Templates denkbar, auch wenn sie komplex in der Umsetzung ist.
Wenig Code
Die zweite Möglichkeit wäre, dass Sie es leichtgewichtig halten und nur Teams, SharePoint Online und Microsoft Flow verwenden. Bei dieser Low-Code-Lösung werden die Flows als Apps innerhalb von Teams erstellt. Alles, was Sie brauchen, ist eine moderne SharePoint-Site mit einer öffentlichen SharePoint-Liste, in der die Anfragen gesammelt werden, und ein Mitarbeiter-Team, in dem Sie die Anfragenliste als Kanal-Tab anheften. Nun müssen Sie dem Anfragekanal im Team einen eingehenden Webhook-Connector hinzufügen und Ihren Genehmigungsworkflow in Microsoft Flow mit den entsprechenden Triggern erstellen. Sobald ein Mitarbeiter ein neues Element in der Liste anlegt, wird der Flow ausgelöst. Mit Hilfe von Konnektorkarten können die Aktionsschaltflächen Genehmigen und Ablehnen dann direkt im Kanal des Teams angezeigt und von den Genehmigenden bearbeitet werden. Auch wenn diese Lösung viel einfacher und schneller zu erstellen ist als eine Inhouse-Lösung, wird auch hier Code benötigt. Details zur Erstellung eines Genehmigungsworkflows mit Hilfe von Teams, SharePoint und Flow finden Sie im Microsoft Teams Blog.
Kein Code
Wenn Sie versuchen, Kodierung und den damit verbundenen Aufwand zu vermeiden, oder Teams auf Basis von Vorlagen erstellen möchten, sollte eine fertige Provisionierungslösung die richtige Wahl für Sie sein. Neben der schnellen Implementierung und einfachen Handhabung bietet sie Ihnen die Möglichkeit, Ihre Teams auf Basis von Vorlagen zu erstellen. Das spart viel Zeit, da Registerkarten, Kanäle etc. bereits vorkonfiguriert sind, und gibt Ihnen die Möglichkeit, Vorgaben zu erstellen, die für jede Vorlage und damit für jedes erstellte Team eingehalten werden müssen. Als Werkzeug für diese Aufgabe empfehlen wir den Teams Manager, der in der Lage ist, Teams auf Basis von Vorlagen inklusive Kanäle, Einstellungen, Mitgliedern, vordefinierten Tabs, Planner, OneNote und mehr zu provisionieren. Änderungen in der Vorlage können einfach auf alle Teams, die auf der Vorlage basieren, synchronisiert werden.
Der Teams Manager ist vollständig in Microsoft Teams integriert und überzeugt durch seine Benutzerfreundlichkeit. Sie können Ihren Anwendern ein Anfrageformular für neue Teams innerhalb der Microsoft Teams-Anwendung zur Verfügung stellen, das vollständig an Ihre Bedürfnisse angepasst werden kann. Sobald die Erstellung eines neuen Teams beantragt wird, löst dies entweder einen vom Teams Manager bereitgestellten Flow oder einen selbst konfigurierten Microsoft Flow aus. Der Genehmigende erhält nun eine Teams-Benachrichtigung und eine E-Mail und kann die Erstellung genehmigen oder ablehnen sowie einen entsprechenden Kommentar hinzufügen. Danach wird der Benutzer über die Entscheidung benachrichtigt. Hinzu kommen weitere Governance-Funktionen wie Archivierungs- und Löschtermine, eine Anforderungsliste, Vorlagenliste, Berichte sowie eine Übersicht über alle verwalteten Teams.
Zusammenfassung
Also, jeder oder keiner? Weder das eine noch das andere sind perfekte Lösungen für das Problem, aber in manchen Fällen, wie z. B. bei sehr kleinen Unternehmen oder Unternehmen mit strengen Anforderungen, können sie sinnvoll sein. Eigene Entwicklungen können teuer werden und nehmen enorm viel Arbeitszeit in Anspruch, so dass sie nur bei sehr speziellen Anforderungen sinnvoll sind, die sonst nicht erfüllt werden können. Mit dem Teams Manager erhalten Sie einen benutzerfreundlichen und einfachen Weg für Genehmigungsworkflows und zusätzliche Governance-Funktionen. Die Integration in die Teams-Anwendung hebt diese Lösung von anderen ab und macht sie sehr intuitiv bedienbar.
David Papaja beschäftigt sich seit 2018 mit Microsoft 365 und hat sich auf Microsoft Teams Governance und Guest Management spezialisiert. Er teilt sein Wissen über M365 und unterstützt die Einführung von Governance-Lösungen.
