Struktur statt Wildwuchs in Microsoft Teams bei Parking Zürich
Durch die schnelle Einführung von Microsoft Teams bei Parking Zürich aufgrund der Corona-Situation gab es im Vorfeld keine klaren Strukturen oder Vorgaben zu neuen Teams. So entstand eine Art Wildwuchs.
Die IOZ, Integrationspartner der Parking Zürich, empfahl den Teams Manager von Solutions2Share. Dieser sollte sicherstellen, dass neue Teams den Richtlinien entsprechen. Bei der Umsetzung des Intranets, Prozesse-Automatisierungen und der Collaboration-Umgebung wie der Implementierung des Teams Managers stand die IOZ der Parking Zürich zur Seite.
Mit dem Teams Manager gibt es nun klare Vorgaben mit Templates für neue Teams sowie einen strukturierten Freigabeprozess. Richtlinien und Konventionen unterstützen den Lifecycle der Teams und dämmen den Wildwuchs ein.
“Über den Teams Manager setzen wir strukturierte Vorgaben und Freigabeprozesse bei der Erstellung von Teams um und bekommen so den Teams Wildwuchs in den Griff. Optimal ist, dass häufig Neuerungen eingespielt werden.“ Peider Felix, Leiter IT bei der Parking Zürich AG
Herausforderungen bei Parking Zürich
Aufgrund der Corona-Situation gab es im Vorfeld der Einführung von Microsoft Teams bei Parking Zürich keine klaren Strukturen. So entstanden Parallel-Welten mit Microsoft Teams / SharePoint und dem klassischen File-Server. Zusätzlich kam es zu einer Art Wildwuchs in Teams, da es keine Vorgaben gab, wie neue Teams benannt werden und ob Teams öffentlich oder privat erstellt werden sollten.
Die Parking Zürich AG benötigte ein Tool, mit dem sich durch strukturierte Vorgaben und Freigabeprozesse bei der Erstellung von neuen Teams der Wildwuchs in den Griff bekommen ließ. Die Vorgaben sollten nicht zu einschränkend wirken und doch so gestaltet sein, dass die gewünschte Struktur umgesetzt werden konnte. Auch die Akzeptanz bei den Nutzern spielte eine große Rolle.
Unsere Lösung für Parking Zürich
Die Firma IOZ, Integrationspartner der Parking Zürich, empfahl für die Lösung den Teams Manager von Solutions2Share. Hauptargumente waren die einfache Bedienung, die vollständige Integration in MS Teams und die Möglichkeit, alle Einstellungen und auch Templates direkt in dem Tool anzupassen.
Der Teams Manager unterstützt die Parking Zürich nun bei der Sicherstellung, dass neue Teams den Richtlinien entsprechen. Mit der IOZ wurde ein Konzept für die Transition des „Wildwuchs“ zu einer strukturierten Collaboration-Umgebung erarbeitet. Bei der Integration und Umsetzung der gesamten Collaboration-Umgebung ebenso wie der Installation, Konfiguration und Implementierung des Teams Managers stand die IOZ der Parking Zürich zur Seite.
Nutzen bei Parking Zürich
Mit dem Teams Manager sind die neuen Teams nun strukturiert. Es gibt klare Vorgaben mit Templates. Teams werden mit oder ohne Genehmigung, je nach Typ, und mit den nötigen Richtlinien und Konventionen angelegt. Teams können nun durch die User beantragt werden und die zuständigen Stellen dies genehmigen, was die IT entlastet. Gleichzeitig sind bei der Erstellung von neuen Teams durch den Freigabeprozess direkt die notwendigen Personen informiert.
