Struktur in Microsoft Teams für das Deutsche Rote Kreuz im Kreis Gütersloh
Der Kreisverband Gütersloh des Deutschen Roten Kreuzes hatte 2020 Microsoft Teams eingeführt. Mit der Ukraine-Krise stiegen die Anforderungen nochmals sprunghaft. Um Struktur in das vorhandene System zu bringen, entschied sich das DRK für den Teams Manager.
Der Teams Manager sorgt mit Namenskonventionen für einheitliche Namen der einzelnen Teams. Über Lebenszyklen werden nicht mehr benötigte Teams automatisch gelöscht. Nutzer behalten hierdurch leichter den Überblick.
Vorlagen für neue Teams sorgen für weitere Arbeitserleichterung, indem Kanäle, Apps und Ordnerstrukturen automatisch mit erstellt werden. Die Einführung des Tools erfolgte schnell und einfach in einem Workshop.
“Gerade der Lifecycle des Teams Managers ist ein echter Mehrwert: Wir produzieren hier keinen Datenmüll. Nicht mehr benötigte Teams werden automatisch gelöscht.“ Dennis Schwoch, Vorstand beim DRK Kreisverband Gütersloh e.V.
Herausforderungen beim DRK
Der Kreisverband Gütersloh des Deutschen Roten Kreuzes nutzte seit dem Beginn der Corona-Situation Microsoft Teams als wichtiges Kommunikationstool. Die Einführung erfolgte 2020 zunächst pragmatisch und unstrukturiert.
Mit dem Start der Ukraine-Krise stiegen bei dem Wohlfahrtsverband die Anforderungen zur Absprache und Planung zur Einrichtung von Flüchtlingsunterkünften nochmals sprunghaft. Auf der Suche nach einer Lösung, die Struktur in das vorhandene System bringen sollte, entschied sich das DRK für den Teams Manager.
Unsere Lösung für das DRK
Einheitliche Namen für die einzelnen Teams stand ganz vorne auf der Liste der benötigten Funktionen. Hier unterstützt der Teams Manager mit Namenskonventionen, durch die z.B. die Abteilung oder Projektnummer automatisch vor den Team-Namen gesetzt werden.
Lifecycles waren zunächst nicht gefordert, erwiesen sich allerdings auch als sinnvoll. So können Teams zu abgeschlossenen Projekten oder inaktive Teams automatisch archiviert und gelöscht werden und sammeln sich nicht unkontrolliert in der Teams-Liste. Nur aktive Teams werden angezeigt, so dass die Nutzer stets den Überblick behalten.
Nutzen beim DRK
Die Struktur der Microsoft Teams-Umgebung des DRK ist nun dank einheitlichen Namen und automatischer Entfernung nicht mehr benötigter Teams viel übersichtlicher.
Auch Vorlagen für neue Teams werden inzwischen eingesetzt. Anfangs hatten die User neue Teams nach Belieben erstellt und benötigte Kanäle, Apps und Ordnerstrukturen anschließend manuell hinzugefügt. Dies übernehmen nun die Vorlagen des Teams Managers automatisch und sorgen so für eine weitere Arbeitserleichterung.
