SharePoint Provisionierung: Die Methoden im Überblick
Du hast noch keine klare Strategie für deine SharePoint Provisionierung? Unstrukturierte Websites, ineffiziente Prozesse, fehlende Microsoft 365 Governance und Risiken für deine Microsoft 365 Security können die Folge sein.
Mit SharePoint Provisionierung kanns du diese Risiken vermeiden, indem du strukturierte und standardisierte Prozesse für die Erstellung neuer Websites von Beginn an bereitstellst.
In diesem Blogartikel erfährst du, welche Methoden zur SharePoint Site Provisionierung es gibt, welche Möglichkeiten und Herausforderungen sie bringen und wie der Teams Manager dir helfen kann.
Der Teams Manager ist eine Microsoft Teams App, die die Provisionierung von SharePoint-Websites, M365-Gruppen und Teams vereinfacht. Mit Funktionen wie Genehmigungs-Workflows, Namenskonventionen und Metadaten sorgt der Teams Manager für eine strukturierte und sichere Bereitstellung.
Was ist SharePoint Provisionierung und warum ist sie wichtig?
Unter SharePoint Provisionierung versteht man den Prozess, neue SharePoint-Websites basierend auf vordefinierten Vorlagen und Regeln zu erstellen. Dabei wird sichergestellt, dass alle notwendigen Strukturen, Berechtigungen und Inhalte standardisiert und effizient von Beginn an bereitgestellt werden.
Ohne eine klare Strategie können SharePoint Websites schnell unübersichtlich werden. Das erschwert die Zusammenarbeit, mindert die Produktivität und erhöht das Risiko von Sicherheitslücken.
Methoden zur SharePoint Provisionierung
Es gibt verschiedene Methoden, um neue SharePoint-Websites bereitzustellen. Hier zeige ich dir die wichtigsten Methoden.
Out-of-the-box (OOTB)
Microsoft bietet out-of-the-box Werkzeuge, um grundlegende SharePoint-Seiten zu erstellen und zu konfigurieren. Diese Tools sind ideal für einfache Szenarien und beinhalten Funktionen wie:
- Verwendung von Vorlagen: Kommunikationsseiten oder Teamseiten können mit Standard-Layouts erstellt werden.
- Standardvorlagen für Listen und Bibliotheken: Inhalte wie Dokumentenbibliotheken, Aufgabenlisten oder Kalender können schnell implementiert werden.
- Benutzer- und Berechtigungssteuerung: Standardberechtigungen für Sicherheitsgruppen können zugewiesen werden
Vorteile:
- Direkt verfügbar und einfach zu nutzen
- Du brauchst keine technischen Kenntnisse.
Nachteile:
- Vorlagen bieten nur begrenzte Anpassungsmöglichkeiten.
- Keine Automatisierung wiederkehrender Aufgaben möglich.
- Funktionen wie Lebenszyklus-Management, Namenskonventionen oder Metadatenverwaltung sind nicht enthalten.
PnP Provisioning Engine
Die PnP (Patterns and Practices) Engine ist eine Open-Source-Lösung von Microsoft, die über PowerShell umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten bietet. Die PnP Provisioning Engine ermöglicht:
- Erstellung und Anwendung von Vorlagen: Diese können Listen, Bibliotheken, Metadaten und mehr umfassen.
- Export und Import von Konfigurationen: Vorlagen können exportiert, angepasst und auf andere Seiten angewendet werden.
- Integration von Content: Dokumente, Ordnerstrukturen oder benutzerdefinierte Webparts können integriert werden.
Vorteile:
- Hohe Flexibilität und Skalierbarkeit.
- Ideal für komplexe Szenarien und individuelle Anpassungen.
- Wiederkehrende Aufgaben können automatisiert werden.
Nachteile:
- Technisches Wissen erforderlich (PowerShell, JSON).
- Keine grafische Benutzeroberfläche, Verwaltung ausschließlich über Skripte.
- Automatisierung und Governance nur begrenzt und in Kombination mit zusätzlichen Lösungen (z.B. Power Automate, Flow) möglich.
- Die Verwaltung und Aktualisierung von Skripten ist zeitaufwändig und fehleranfällig.
Power Automate
Power Automate bietet eine benutzerfreundliche Lösung, um Workflows in den Provisionierungsprozess einzubinden. Es ermöglicht:
- Genehmigungsworkflows: Anfragen können an definierte Personen zur Genehmigung weitergeleitet werden.
- Benachrichtigungen und Erinnerungen: Automatische Mails oder Teams-Benachrichtigungen können bei Änderungen und Aktionen innerhalb von SharePoint ausgelöst werden.
- Integration mit anderen Microsoft-Diensten: Power Automate kann Workflows mit PowerApps, Forms, Planner oder anderen Tools kombinieren.
Vorteile:
- Die Handhabung ist einfach.
- Power Automate kann nahtlos mit anderen Microsoft-Diensten integriert werden.
Nachteile:
- Begrenzte Funktionalität bei komplexen Anforderungen.
- Governance-Funktionen sind nur sehr eingeschränkt möglich und erfordern zusätzliche Konfigurationen oder Tools.
- Fehlende Vorlagenverwaltung und daher manueller Aufwand bei Anpassungen.
Drittanbieter-Tools
Drittanbieter-Tools wie der Teams Manager bieten umfassende Lösungen, die über die nativen Microsoft-Lösungen hinausgehen. Sie verbinden Automatisierung mit Governance und bieten eine benutzerfreundliche Oberfläche.
Funktionen:
- Vorlagenmanagement: Erstellung, Verwaltung und Anwendung von Vorlagen mit zentraler Verwaltung und Synchronisation.
- Automatisierte Genehmigungsworkflows: Anfragen für neue SharePoint-Websites können durch automatisierte Workflows geprüft und genehmigt werden.
- Erweiterte Governance-Integration: Funktionen wie Namenskonventionen und Lebenszyklusmanagement oder Metadatenverwaltung sind direkt integriert.
Vorteile:
- Durch intuitive Benutzeroberfläche ist kein tiefes technisches Wissen erforderlich.
- Möglichkeit für automatisierte Workflows minimiert den manuellen Aufwand.
- Umfassende Governance durch integrierte Funktionen für Namenskonventionen, Metadatenverwaltung und Lebenszyklen.
Nachteile:
- Kostenpflichtig
- Abhängigkeit vom jeweiligen Anbieter
Herausforderungen der klassischen SharePoint Provisionierung Methoden
Die klassischen Methoden (OOTB, PnP Provisioning Engine und Power Automate) zur SharePoint Provisionierung haben oft Schwächen, die sich auf die Effizienz und Sicherheit auswirken:
- Hoher manueller Aufwand: Ohne zentrale Automatisierung müssen viele Schritte einzeln manuell ausgeführt werden, was zeitaufwändig und fehleranfällig ist.
- Technische Hürden: Tools wie PnP oder PowerShell erfordern technisches Fachwissen in Bereichen wir PowerShell oder JSON.
- Fehlende Vorlagenverwaltung: Durch fehlende zentrale Verwaltung der Vorlagen wird eine standardisierte Bereitstellung erschwert und es kann zu Inkonsistenzen kommen.
- Begrenzte Governance-Funktionen: Zentrale Richtlinien wie Namenskonventionen oder Lebenszyklus-Management sind nicht oder nur eingeschränkt verfügbar, was schnell zu einer unstrukturierten Umgebung führen kann.
- Schwierige Skalierbarkeit: Bei neuen oder komplexeren Anforderungen stoßen die klassischen Methoden in ihre Grenzen und benötigen zusätzliche Tools oder Skripte.
Aufgrund dieser Herausforderungen ist in vielen Fällen die Verwendung eines Drittanbieter-Tools empfehlenswert, welches eine umfassende Kombination aus Provisionierung, Automatisierung und Governance bereitstellt. Der Teams Manager bietet hierfür eine benutzerfreundliche und integrierte Lösung.
Warum Teams Manager für die Provisionierung von SharePoint-Websites?
Der Teams Manager kombiniert die Vorteile der automatisierten SharePoint Provisionierung mit umfassenden Governance-Funktionen. So verbessert der Teams Mangager nicht nur die Provisionierung, sondern optimiert auch die SharePoint Collaboration, indem er strukturierte, sichere und effiziente Arbeitsumgebungen schafft.
Features und Vorteile von Teams Manager:
- Genehmigungs-Workflows: Nutzer stellen eine Anfrage zur Erstellung einer neuen Website. Die Anfrage wird automatisiert oder manuell durch einen Administrator genehmigt.
- Zentrales Vorlagenmanagement: Erstelle und verwalte Vorlagen für SharePoint Sites mit der gewünschten Struktur, Berechtigungen und Inhalten. Deine Nutzer können bei der Erstellung einer SharePoint Site eine Vorlage wählen. Die Website wird dann basierend auf der Vorlage erstellt und ist sofort einsatzbereit.
- Umfassende Governance-Funktionen: Implementiere Namenskonventionen, Lebenszyklus-Management und Metadaten, um die erforderliche Struktur langfristig sicherzustellen.
- Benutzerfreundlichkeit: Der Teams Manager ist einfach zu bedienen und erfordert kein technisches Know-how.
- Einfache Automatisierung: Reduziere manuelle Schritte durch vollautomatische Provisionierungsprozesse.
Anleitung zur SharePoint Provisionierung mit dem Teams Manager
- Gehe im Teams Manager auf den Tab „Anfragen“ und dann auf „Erstelle Anfrage“.
- Wähle „SharePoint Seite“ aus.
- Wähle die gewünschte vorab konfigurierte Vorlage aus.
- Gib die erforderlichen Angaben an: Name, Beschreibung, Sichtbarkeit, Kommentar.
- Konfiguriere die Einstellungen für den Teamzugang: Gastzugang, Besitzer, Mitglieder.
- Klicke auf „Anfrage senden“
- Sobald die Anfrage genehmigt wurde, wird die SharePoint Seite basierend auf der Vorlage und den Governance Richtlinien erstellt und ist sofort einsatzbereit.
FAQ zu SharePoint Provisionierung
Was ist SharePoint Provisionierung?
SharePoint Provisionierung ist der Prozess, neue SharePoint-Websites effizient und standardisiert basierend auf Vorlagen und vordefinierten Regeln bereitzustellen. Dies sorgt für Struktur und Konsistenz in der gesamten Umgebung.
Warum ist eine Provisionierungsstrategie für SharePoint wichtig?
Eine klare Strategie reduziert Wildwuchs und Sicherheitsrisiken, erhöht die Effizienz und stellt sicher, dass Richtlinien eingehalten werden.
Welche Methoden gibt es für die SharePoint Site Provisionierung?
Zu den Methoden gehören Out-of-the-box-Lösungen von Microsoft, PnP Provisioning Engine, Power Automate und Drittanbieter-Tools wie der Teams Manager.
Welche Vorteile bietet der Teams Manager bei der SharePoint Provisionierung?
Der Teams Manager vereinfacht den Prozess durch Automatisierung, bietet umfangreiche Governance-Funktionen und ermöglicht eine zentrale Verwaltung von Vorlagen.
Wie lange dauert die Bereitstellung einer Website mit dem Teams Manager?
Dank der Automatisierung dauert die Bereitstellung nur wenige Minuten – unabhängig von der Komplexität der Vorlage.
Wie fördert Teams Manager die Sicherheit bei der SharePoint Provisionierung?
Der Teams Manager integriert Sicherheitsfunktionen wie Zugriffssteuerung, Richtlinien zur Gastfreigabe und Datenschutzklassifikationen. Dadurch wird sichergestellt, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf sensible Inhalte erhalten.
Kann ich bestehende Vorlagen in den Teams Manager importieren?
Ja, der Teams Manager unterstützt den Import bestehender Vorlagen. Dadurch kannst du deine vorhandenen Strukturen nutzen und bei Bedarf anpassen, um sie für die automatisierte Bereitstellung zu optimieren.
Wie hilft der Teams Manager bei der Einhaltung von Governance-Richtlinien?
Der Teams Manager integriert Funktionen wie Namenskonventionen, Metadaten und Lebenszyklus-Management. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Websites den unternehmensweiten Standards entsprechen.
Ist der Teams Manager für große Unternehmen geeignet?
Absolut. Der Teams Manager ist skalierbar und bietet sowohl kleineren Unternehmen als auch großen Organisationen eine benutzerfreundliche Lösung zur SharePoint Provisionierung.
Welche Vorteile bietet die Automatisierung durch den Teams Manager?
Die Automatisierung reduziert den manuellen Aufwand, beschleunigt Prozesse und minimiert Fehler. So wird die Bereitstellung neuer SharePoint Websites effizienter und konsistenter.
Unterstützt der Teams Manager Multilingual-Vorlagen?
Ja, der Teams Manager bietet die Möglichkeit, mehrsprachige Vorlagen zu erstellen und bereitzustellen. Dies ist besonders nützlich für international tätige Unternehmen.
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Head of Marketing & Sales bei Solutions2Share – Florian Pflanz verfügt über 6 Jahre M365-Erfahrung und war an zahlreichen Projekten zur Microsoft Teams Governance beteiligt. In über 200 Workshops hat er umfangreiches Wissen und Best Practices zu Microsoft Teams und den Managementanforderungen von Unternehmen gesammelt.
