Die 5 Phasen des Projektmanagements

Warum sind die Phasen im Projektmanagement so wichtig?

Ein Best Practice für Projektmanagement besteht darin, das Projekt in verschiedene Phasen zu unterteilen. Dies bietet mehrere Vorteile:

Es ermöglicht eine bessere Planung und Verwaltung, indem es das Projekt in überschaubare Teile unterteilt, die jeweils ihre eigenen spezifischen Ziele, Resultate und Fristen haben. Phasen erleichtern die aufeinanderfolgende Erledigung von Aufgaben und stellen sicher, dass ein Projekt vom Beginn bis zum Abschluss einen logischen Verlauf nimmt. Auch das Risiko- und Änderungsmanagement wird verbessert, da potenzielle Probleme in jeder Phase erkannt und angegangen werden können, bevor zur nächsten Phase übergegangen wird. Das phasenweise Projektmanagement erleichtert die Überwachung und Kontrolle der Projektergebnisse, da jede Phase einen natürlichen Kontrollpunkt für die Bewertung und Überprüfung bietet.

Die Anzahl der verschiedenen Phasen in einem Projektmanagementmodell kann variieren, wobei gängige Modelle 4, 5 oder 7 Schritte vorsehen. Die Anzahl der Phasen, die Sie verwenden sollten, hängen weitgehend von den spezifischen Anforderungen Ihres Projekts oder den Standards Ihrer Branche oder Organisation ab.

Mit Microsoft Teams ist das Projektmanagement und insbesondere das Management aller fünf Phasen des Projektprozesses ein Kinderspiel. Die integrierte, kollaborative Natur von Microsoft Teams kann Ihre Arbeit als Projektmanager erheblich erleichtern und optimieren.

Projektmanagement mit vier Phasen

Das Vier-Phasen-Modell ist auch bekannt als Directing a Project (DP)-Modell. Die Phasen sind:

1. Startschuss (Start Up) – Definition des Projekts, Erstellung eines Business Case und Planung der nächsten Phase.
2. Initiierung – Detaillierte Planung, Risikoanalyse und Einrichtung von Projektkontrollen.
3. Lieferung/Ergebnisse (Delivery) – Verwaltung und Kontrolle der Projektarbeit, der Projektphasen und aller Änderungen.
4. Abschluss (Closure) – Abschluss aller Aktivitäten, Übergabe der Arbeitsergebnisse und Überprüfung nach Abschluss des Projekts.

Diese vier Phasen des Projektmanagements könnten zum Beispiel für die Einführung eines neuen Softwareprodukts verwendet werden.

Die 5 Phasen im Projektmanagement

Dieses Modell ist als der fünfphasige Projektmanagementprozess des Project Management Institutes (PMI) bzw. dessen Project Management Body of Knowledge (PMBOK) Guide bekannt und ist das am häufigsten verwendete Modell. Die Phasen sind:

1. Initiierung – Definition des Projekts auf allgemeiner Ebene.
2. Planung – Festlegung der konkreten Aufgaben, des Zeitrahmens und der erforderlichen Ressourcen.
3. Ausführung – Durchführung der im Projektplan vorgesehenen Arbeiten.
4. Monitoring und Kontrolle – Verfolgung des Projektfortschritts, um die Einhaltung des Zeitplans und des Budgets zu gewährleisten.
5. Abschluss – Abschluss aller Projektaktivitäten und formeller Abschluss des Projekts.

Das Fünf-Phasen-Modell wird u.a. häufig bei Bauprojekten verwendet.

Das Sieben-Phasen-Modell im Projektmanagement

Dieses Modell stammt in erster Linie von PRINCE2 (Projects In Controlled Environments), einer beliebten Projektmanagement-Methode. Genauer handelt es sich bei diesem Modell nicht um aufeinanderfolgende Phasen, sondern um sieben Prozesse, die getrennt von den Phasen betrachtet werden sollen. Eine Phase kann dabei aus mehreren Prozessen bestehen. Dieses Modell wird häufig bei größeren oder komplexeren Projekten verwendet. Die Prozesse sind:

1. Vorbereitung – Ideenfindung und Machbarkeitsstudie. Dem eigentlichen Projekt vorgelagert und damit zu keiner Projektphase zugeordnet.
2. Lenkung – Freigaben der jeweiligen Phasenübergänge und Eingreifen in Ausnahmefällen, außerdem Kommunikation mit Stakeholdern.
3. Initiierung – Detaillierte Planung von Projektaktivitäten, Ressourcen, Zeitplänen und Risikobewertung.
4. Steuerung – routinemäßiges Management des Projekts durch den Projektmanager.
5. Lieferung- Lieferung des Produkts oder der Dienstleistung.
6. Phasenübergänge – Vorbereiten der jeweiligen nächsten Phase, ggf. Korrektur von Phasen durch Ausnahmepläne
7. Abschluss – Abschluss des Projekts, Freigabe von Ressourcen und Durchführung einer Projektprüfung.

Dieses Modell eignet sich für große, sehr komplexe Projekte, wie z. B. die Umsetzung eines nationalen Investitionsprogramms.

Warum sollten Sie sich auf Projektphasen konzentrieren?

Die Einteilung in Projektphasen ist für das Projektmanagement von wesentlicher Bedeutung, da sie dem Projekt Struktur und Ordnung verleiht und sicherstellt, dass es logisch und systematisch abläuft.

Durch die Unterteilung des Projekts in verschiedene Phasen haben die Mitglieder des Projektteams in jeder Phase einen klaren Überblick über ihre Zuständigkeiten, Fristen und Ergebnisse. Das Verständnis und die effektive Umsetzung von Projektmanagement-Phasen kann zu einer verbesserten Kommunikation, Koordination und letztendlich zu einem erfolgreichen Abschluss des Projekts führen.

Schauen wir uns die einzelnen Phasen eines Projekts einmal genauer an!

Phase 1: Projektinitiierung

Die Projektinitiierung ist die erste Phase im Lebenszyklus des Projektmanagements und ein wichtiger Bestandteil jeder Projektmanagement-Methodik. In der Projektinitiierungsphase wird der Bedarf für das Projekt ermittelt und die Entscheidung getroffen, das Projekt umzusetzen.

Das Hauptergebnis dieser Phase ist die Projektcharta. Der Projektleiter definiert hier zusammen mit anderen wichtigen Projektbeteiligten den Zweck, die Ziele, den Umfang, die Beteiligten, die Beschränkungen und die wichtigsten Risiken des Projekts. Die Charta dient als Eckpfeiler für das gesamte Projekt und schafft eine gemeinsame Grundlage für alle Projektbeteiligten.

Diese Initiierungsphase bildet die Grundlage für alle nachfolgenden Projektaufgaben und legt den Grundstein für die weitere Projektarbeit. Es ist entscheidend, dass das Dokument vollständig und korrekt ist, denn Fehler oder Versäumnisse in dieser Phase können später im Projektlebenszyklus zu Problemen führen. Bei der Charta handelt es sich nicht um einen detaillierten Managementplan, sondern vielmehr um ein übergeordnetes Dokument, das einen Fahrplan für das gesamte Projekt darstellt.

Nachdem die Charta genehmigt wurde, kann der Projektmanager zur detaillierteren Planung übergehen, einschließlich der Entwicklung eines Projektzeitplans, der Festlegung konkreter Aufgaben und der Ausarbeitung eines umfassenden Risikomanagementplans. Dabei kommt häufig Projektmanagement-Software zum Einsatz, die bei der Organisation und Nachverfolgung des Projektfortschritts hilft.

In der Initiierungsphase geht es nicht nur um die Erstellung von Dokumenten, sondern auch um den Aufbau von Beziehungen und klaren Kommunikationskanälen mit den Beteiligten. Für den Erfolg eines jeden Projekts ist es entscheidend, dass alle wichtigen Akteure bereits in dieser frühen Phase eingebunden sind und ein übereinstimmendes Verständnis von dem Projekt haben.

Microsoft Teams ist ein nützliches Tool für erste Diskussionen über ein Projekt. Erstellen Sie einen eigenen Kanal für Ihr Projekt, wo Sie den Projektentwurf posten, mit den Beteiligten darüber beraten und die Projektcharta fertigstellen können. Die Video-Meetings können Sie für den Kickoff und weitere Diskussionen nutzen.

Durch die Verwendung eines Anfrage- und Genehmigungsworkflows in MS Teams können Organisationen sicherstellen, dass die Erstellung neuer Projektteams kontrolliert erfolgt, wodurch das Risiko unnötiger oder doppelter Teams verringert wird. Mit Namenskonventionen für Teams können Sie ein einheitliches und professionelles Erscheinungsbild für alle Teams aufrechterhalten, was besonders für große Organisationen mit vielen Teams von Vorteil sein kann.

Was ist eine Stakeholder-Analyse und warum ist sie wichtig?

Die Stakeholder-Analyse, die zur Initiierungsphase eines Projekts gehört, ist ein Prozess, bei dem Sie alle Einzelpersonen, Gruppen oder Organisationen ermitteln, die ein Interesse an dem Projekt haben oder davon betroffen sein könnten, und deren Einfluss, Erwartungen und potenzielle Auswirkungen auf das Projekt bewerten. Diese Analyse ist entscheidend für die Festlegung des Projektumfangs, da die Bedürfnisse und Erwartungen der Beteiligten oft einen direkten Einfluss darauf haben, was mit dem Projekt erreicht werden soll.

Wenn Projektleiter die Interessen der Stakeholder kennen, können sie Strategien entwickeln, um diese effektiv einzubinden, ihre Erwartungen zu erfüllen und auf ihre Bedenken einzugehen – all das ist wichtig, um das Projekt auf Kurs zu halten. Darüber hinaus kann die Stakeholder-Analyse dabei helfen festzustellen, ob das Projekt die notwendige Unterstützung und die erforderlichen Ressourcen erhält, was zu einem erfolgreichen Projektergebnis beiträgt.

Phase 2: Projektplanung

In der Planungsphase des Projektmanagements werden die konkreten und detaillierten Ziele, Leistungen und Aktivitäten festgelegt, die zum Erreichen der Projektziele erforderlich sind. In dieser Phase entwickelt das Projektteam einen umfassenden Projektplan, einschließlich Zeitplan, Budget, Ressourcenzuweisung, Risikomanagementplan und Kommunikationsstrategie. In der Planungsphase wird die Roadmap für das gesamte Projekt festgelegt und es werden klare Erwartungen darüber formuliert, was von wem und wann getan werden muss. Sie ist auch der Startschuss für das Aufgabenmanagement, das sich durch das gesamte Projekt ziehen wird.

Mit Microsoft Teams können Sie separate Kanäle oder Registerkarten für verschiedene Planungsaspekte wie Zeitplan, Budget, Ressourcen und Risikomanagement erstellen. Apps wie Planner können für das Aufgaben-Management in Microsoft Teams verwendet werden, um detaillierte Aufgabenlisten zu erstellen, Aufgaben an Teammitglieder zu vergeben und Fristen festzulegen. Außerdem können Sie in Teams gemeinsam an Tabellenkalkulationenen arbeiten, z.B. für die Budgetplanung.

In dieser Phase sind einheitliche Vorlagen für Projekträume sehr hilfreich. Mit Vorlagen können Unternehmen jedes Team als Muster verwenden und mit wenigen Klicks Kanäle, Registerkarten, Ordner, Dateien oder Anwendungen wie Planner und OneNote hinzufügen. Vorlagen können auch mit vorkonfigurierten Benutzer-Berechtigungen und Einstellungen versehen werden und bieten so von Anfang an einen klaren und strukturierten Rahmen für interne und externe Teammitglieder.

Was ist der Unterschied zwischen Projektinitiierung und Projektplanung?

In der Initiierungsphase skizzieren Sie den Zweck des Projekts, den Nutzen, das grobe Budget, den vorläufigen Zeitplan und die wichtigsten Beteiligten. Es wird eine Projektcharta erstellt, die diese Informationen dokumentiert und das Projekt formell genehmigt.

Sobald die Projektcharta genehmigt ist, gehen Sie in die Planungsphase über. Hier gehen Sie konkret ins Detail. Sie bestimmen spezifische Aufgaben, veranschlagen den Zeitrahmen, weisen Ressourcen zu und erstellen einen Projektzeitplan. Sie planen auch mögliche Risiken (wie Verzögerungen oder technische Probleme) und die Kommunikation mit den Beteiligten.

In der Projektinitiierungsphase würden Sie zum Beispiel den Bedarf für eine neue Website ermitteln (z.B. um die Online-Präsenz zu erhöhen, die Kundenbindung zu verbessern oder Produkte online zu verkaufen). In der Planungsphase würden Sie die Struktur, das Design und den Inhalt der Website skizzieren und die erforderlichen Aufgaben auflisten (z.B. Domain kaufen, Webdesigner beauftragen, Inhalte erstellen).

Grundsätzlich geht es also in der Initiierungsphase darum, das übergeordnete “Warum” und “Was” zu definieren, während es in der Planungsphase darum geht, das “Wie”, “Wer”, “Wann” und “Was wenn” zu definieren.

Phase 3: Projektausführung

In der Phase der Projektausführung leitet der Projektmanager das Team, um die Aufgaben gemäß dem Projektplan zu erledigen. In dieser Phase geht es um das Management von Teammitgliedern, Ressourcen, Kosten und Interessengruppen, die Aufrechterhaltung einer effektiven Kommunikation, die Sicherstellung der Qualität und die Bewältigung von Problemen oder Änderungen.

Die Koordinierung der Aufgaben mit einem Tool ist im Grunde ein Muss, und Microsoft Teams ist eine hervorragende Option. Mit Microsoft Planner können Aufgaben nachverfolgt werden, und die Teammitglieder können ihre Fortschritte aktualisieren. Mit MS Teams können regelmäßige Besprechungen abgehalten werden, um das Team über den Projektstatus auf dem Laufenden zu halten und eventuelle Probleme zu lösen.

Projektleiter sollten sich über einige häufige Fehler während der Projektausführungsphase im Klaren sein, beispielsweise:

Schlechte Kommunikation

Gute Kommunikation ist der Schlüssel zur Projektausführung. Wenn nicht alle Beteiligten über den Projektstatus, Änderungen oder Probleme informiert werden, kann dies zu Verwirrung und Fehlern führen.

Mangelnde Flexibilität

Selbst bei einem soliden Projektplan sind Änderungen unvermeidlich. Der Projektleiter muss in der Lage sein, sich an Änderungen anzupassen und den Plan bei Bedarf zu aktualisieren.

Ignorieren kleinerer Probleme

Kleinere Probleme können schnell eskalieren, wenn sie nicht sofort angegangen werden. Die kontinuierliche Überwachung des Projektfortschritts und die Behebung von Problemen, sobald sie auftreten, sind entscheidend, um das Projekt auf Kurs zu halten.

Schlechtes Risikomanagement

Nicht alle Risiken können in der Planungsphase im Voraus erkannt werden. Kontinuierliche Risikobewertung und -management sind während der Ausführungsphase unerlässlich.

Missmanagement von Ressourcen

Egal, ob es sich um Personal, Zeit oder Material handelt, Missmanagement von Ressourcen kann zu Verzögerungen, höheren Kosten und Qualitätsproblemen führen.

Phase 4: Projektkontrolle und Monitoring

Die Monitoring- und Kontrollphase des Projektmanagements ist ein kontinuierlicher Prozess, der parallel zur Projektausführung stattfindet. In dieser Phase geht es darum, den Fortschritt und die Leistung des Projekts zu verfolgen, zu überprüfen und zu regulieren, um die im Projektplan festgelegten Ziele zu erreichen.

In dieser Phase spielen Projektmanager eine zentrale Rolle, indem sie dafür sorgen, dass das Projekt in Bezug auf Zeit, Kosten, Qualität und Umfang auf Kurs bleibt. Zu den wichtigsten Maßnahmen gehören die Messung der Projektleistung mit Hilfe geeigneter Tools und Techniken, der Vergleich des tatsächlichen mit dem geplanten Fortschritt, die Ermittlung etwaiger Abweichungen und die Einleitung von Korrekturmaßnahmen, falls erforderlich.

In dieser Phase werden auch mögliche Änderungen am Projektplan gehandhabt. Projektleiter sollten Erfahrung mit der Bewertung von Änderungsanträgen haben – sie sollte Auswirkungen bewerten, entscheiden, ob sie genehmigt werden sollen, und im Falle einer Genehmigung den Projektplan aktualisieren und die Änderungen allen Beteiligten mitteilen.

Ein weiterer wichtiger Teil dieser Phase ist die Qualitätskontrolle, bei der geprüft wird, ob die einzelnen Leistungen den Anforderungen entsprechen. Entspricht eine Leistung nicht der geforderten Qualität, müssen Projektleiter die Ursache ermitteln und Korrekturmaßnahmen einleiten.

Mit Microsoft Planner oder Microsoft Project können Projektmanager den Projektfortschritt leicht überwachen, abgeschlossene Aufgaben abhaken und überfällige Aufgaben kontrollieren. MS Teams kann auch zur Verwaltung von Änderungswünschen und zur Kommunikation von Änderungen an alle Beteiligten verwendet werden.

Phase 5: Projektabschluss

Phase 5, der Projektabschluss, ist die letzte Phase des Projektmanagementprozesses. Sie kennzeichnet den Abschluss des Projekts. Ziel ist es, alle Projektaktivitäten abzuschließen, sicherzustellen, dass alle Ergebnisse übergeben und abgenommen wurden, und das Projekt formell zu beenden.

Als Projektmanager sind Sie während des Projektabschlusses u.a. dafür verantwortlich, dass alle Projektziele erreicht wurden und dass alle Leistungen abgeschlossen und von den Beteiligten akzeptiert wurden. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass die gesamte Projektdokumentation abgeschlossen und für künftige Referenzen aufbewahrt wird.

Das Projektende ist auch der Zeitpunkt für eine Projektüberprüfung oder “Post-Mortem”-Analyse, bei der das gesamte Projekt ausgewertet wird, um Erfolge, Herausforderungen und Erfahrungen zu ermitteln, die zur Verbesserung künftiger Projekte beitragen können.

Zu den weiteren zentralen Aufgaben gehören die formelle Freigabe von Projektressourcen, einschließlich der Teammitglieder, und notwendiges Feedback oder Leistungsbewertungen.

Die Projektabschlussphase wird zwar oft übersehen, ist aber eine wesentliche Phase des Projektmanagementprozesses. Sie gewährleistet einen eindeutigen Abschluss des Projekts und liefert wertvolle Erkenntnisse für künftige Projekte. Der Abschluss dieser Phase steht für die erfolgreiche Durchführung des gesamten Projekts.

Ein letztes Meeting zum Projektabschluss kann über Microsoft Teams durchgeführt werden, um alle oben genannten Punkte zu besprechen. Die gesamte Projektdokumentation kann zur späteren Verwendung in das Projektteam hochgeladen werden. Mit der Zeit ist es auch sinnvoll, abgeschlossene Projekte und inaktive Projekträume in Teams zu archivieren.

In der Phase des Projektabschlusses kann ein automatisierter Lebenszyklus von Vorteil sein. Wenn Projekte beendet sind, können Sie die entsprechenden Projektteams archivieren, um einen übersichtlichen Arbeitsbereich zu erhalten. Darüber hinaus sollten Unternehmen darauf achten, die Zugriffsrechte externer Benutzer bei Projektabschluss zu kontrollieren, um einen sicheren und gesetzeskonformen Projektabschluss zu gewährleisten.

Was sind die 5Cs im Projektmanagement?

Die so genannten 5Cs sind ein nützlicher Ansatz für das Management von Projekten. Sie beschreiben fünf Schlüsselaspekte des Projektmanagements und kommen den fünf Projektphasen nahe, sind aber nicht ganz identisch.

Clarify (Klärung)

Definition und Verständnis der Ziele, des Umfangs und der Beteiligten des Projekts. SMARTe Projektziele (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitlich begrenzt). Klärung bedeutet auch, die Beteiligten und ihre Erwartungen zu verstehen.

Care to Plan (Sorgfalt in der Planung)

Eine sorgfältige Planung umfasst unter anderem den Projektzeitplan, das Budget, den Risikomanagementplan und die Kommunikationsstrategie.

Control (Kontrolle)

Überwachung des Projektfortschritts, um sicherzustellen, dass das Projekt im Plan bleibt. Bei Abweichungen das Projekt wieder auf Kurs bringen. Außerdem Management von Änderungen und Risiken, die während der Durchführung des Projekts auftreten.

Communicate (Kommunikation)

Alle Beteiligten über den Projektfortschritt, etwaige Änderungen und Probleme auf dem Laufenden halten. Sicherstellen, dass das Projektteam über die Informationen und die Unterstützung verfügt, die es für die Ausführung seiner Aufgaben benötigt.

Close (Abschluss)

Abschluss des Projekts nach Erfüllung aller Aufgaben und Übergabe der Ergebnisse. Überprüfung des Projekts hinsichtlich der gewonnenen Erkenntnisse und Anwendung dieser Erkenntnisse auf künftige Projekte.

Projektmanagement-Phasen in Microsoft Teams

Da unser eigener Fokus auf Microsoft Teams liegt, interessiert uns natürlich besonders, wie gut Microsoft Teams die verschiedenen Phasen des Projektmanagements abdeckt. In unseren Augen ist es sehr sinnvoll, Projekte in Teams zu managen, da es für jede der Phasen viele Tools und Kontrollmöglichkeiten gibt.

Zum einen erleichtern etliche Tools das Microsoft Teams Projektmanagement in den Phasen “Initiierung” und “Planung” eine klare Kommunikation und eine detaillierte Aufgabenorganisation.

In den Phasen “Ausführung”, “Monitoring und Kontrolle” und “Abschluss” sorgt die Teams Collaboration dafür, dass die Projektmeilensteine effizient erreicht werden.

FAQ zu Projektmanagement-Phasen

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