Private Kanäle in Microsoft Teams
Eine der am meisten gewünschten Funktionen für Microsoft Teams ist endlich da: Private Channels! Mit der Einführung von privaten Kanälen wurden einige gängige Kommunikationsprobleme größerer Teams gelöst.
Allerdings hat die Einführung der neuen Kanäle die Architektur von Teams, die ursprünglich so einfach wie möglich sein sollte, erheblich verkompliziert. Schnell tauchen Fragen auf: Wo wird was gespeichert? Wer kann was sehen und tun?
Was ist der Zweck von Kanälen?
Die Grundidee von Teams besteht aus zwei Rollen: Eigentümer und Mitglieder. Das Team dient als Sicherheitsgrenze, und das Team ist nur für Besitzer und Mitglieder (und eingeladene Gäste) sichtbar. So weit, so einfach zu verstehen. Ihre Mitgliedschaft in einem Team bedeutet aber nicht, dass Sie immer über alle Dinge, die in diesem Team vor sich gehen, informiert sein wollen. An dieser Stelle kommen die Kanäle ins Spiel. Kanäle geben uns die Möglichkeit, Inhalte thematisch zu sortieren. So ist die Möglichkeit gegeben, sich nur die Informationen anzeigen zu lassen, die Sie am meisten interessieren, was Sie aber nicht daran hindert, sich auch die Informationen in den anderen Kanälen anzusehen, wenn Sie das möchten. Sie fungieren also als Kommunikationsgrenzen. Darüber hinaus werden die Dateien auch direkt in kanalspezifische Ordner in der entsprechenden SharePoint-Dokumentenbibliothek einsortiert.
Diese Struktur ist sinnvoll und praktikabel, aber es gibt auch Anwendungsfälle, für die die bisherigen Eigenschaften nicht ausreichen. Ein gutes Beispiel ist das “geheime Projekt”. In diesem Fall arbeiten Sie mit ausgewählten Kollegen aus Ihrem Team an einem sensiblen Projekt, dessen Informationen nicht öffentlich gemacht werden dürfen. Bisher bestand die Lösung darin, entweder ein neues Team für diesen Zweck zu erstellen oder alle Diskussionen zu diesem Thema in einen Gruppenchat zu verschieben. Leider haben diese Notlösungen den Nachteil, dass die Daten über mehrere Site-Collections verteilt sind und es keine Verbindung zwischen ihnen gibt. Außerdem können Chats, wenn sie nicht angeheftet sind, schnell in der Chatleiste nach unten rutschen und aus dem Blickfeld verschwinden. Ein ähnliches Szenario ist im Zusammenhang mit der Management-Kommunikation zu sehen. Es ist sinnvoll, z. B. die Managementaufgaben eines Teilbereichs im entsprechenden Team zu organisieren, wie im Fall einer regionalen Aufteilung von Geschäftsbereichen. Allerdings werden nicht alle relevanten Inhalte für jedes Teammitglied geeignet sein. Themen wie Personalwesen, Gehälter, Leistung und Planung enthalten sensible Informationen, für die eine strikte Trennung von den anderen Inhalten des Teams notwendig ist. Auch die Teamarbeit mit externen Mitarbeitern kann zu einer Situation führen, in der bisher die Entscheidung lautete, entweder ein neues Team zu gründen oder dem externen Mitarbeiter möglicherweise Zugriff auf sensible Informationen zu gewähren.
Die Struktur privater Kanäle
Hier kommt eine der ältesten Forderungen der Teams-Community ins Spiel: private Kanäle. Im Gegensatz zu Standardkanälen bieten private Kanäle, wie der Name schon sagt, Privatsphäre, das heißt, sie bilden eine zweite Sicherheitsgrenze neben dem Team selbst. Private Kanäle haben, wie das Team selbst, einen Besitzer und Mitglieder, die aus Mitgliedern des Teams (oder eingeladenen Gästen) bestehen. Der Channel-Eigentümer verwaltet die Eigentümer und Mitglieder eines privaten Channels; er muss jedoch nicht der Teameigentümer sein. Das ist praktisch, wenn der Eigentümer des Teams für das Team verantwortlich ist, aber nicht der Projektleiter ist. Damit bietet uns Microsoft die nötige Struktur, um unser “geheimes Projekt” ohne Probleme umzusetzen. Um schneller herauszufinden, in welchem Fall wir ein neues Team anlegen müssen oder wo ein privates Team benötigt wird, hat Microsoft für uns eine Übersicht erstellt:
Wie sieht es mit der Sicherheit aus? Wer kann was sehen?
Microsoft hat alles getan, um sicherzustellen, dass alle vertraulichen Gespräche und Daten aus privaten Teams keine Sicherheitsgrenzen überschreiten. Doch wie sind diese Sicherheitsgrenzen definiert, wer weiß eigentlich von der Existenz privater Kanäle und was kann er damit anfangen? Private Channels sind nur für die Channel-Eigentümer und -Mitglieder sichtbar, die den privaten Channel mit einem Schloss-Symbol in ihrer Channel-Liste für das Team markiert sehen, ebenso wie die Standard-Channels. Wenn Sie kein Mitglied oder Besitzer eines bestimmten privaten Channels sind, wird dieser einfach nicht in Ihrer Channel-Liste angezeigt. Wenn Sie ein Teameigentümer, aber kein Mitglied oder Eigentümer des privaten Channels sind, können Sie den Channel und seinen Namen im Bereich “Team verwalten” sehen, aber Sie können nicht auf ihn zugreifen oder seine Mitglieder und Eigentümer verwalten.
Microsoft stellt diese übersichtliche Tabelle zur Verfügung, in der Sie überprüfen können, wer was in Bezug auf die privaten Kanäle sehen kann:
Microsoft hat auch eine Übersicht über ausführbare Aktionen bereitgestellt:
Ansonsten bieten die privaten Kanäle die gleichen Funktionen wie die Standardkanäle. Zumindest fast: Was ist mit dem Planer? Einen separaten Planer, der die Sicherheitsstandards der privaten Channels erfüllt, gibt es noch nicht. Microsoft hat aber bereits angedeutet, dass ein solcher Planer in Planung ist und bald zur Verfügung stehen wird. Um die Sicherheit der gespeicherten Daten zu gewährleisten, wird beim Anlegen eines privaten Channels eine eigene Site Collection erstellt, deren Administrator der Besitzer des privaten Channels ist. Bevor sich jemand Sorgen macht: Microsoft hat die maximale Anzahl von Websitesammlungen pro Tenant bereits von 500.000 auf 2.000.000 erhöht. Diese Websitesammlungen existieren nur zusammen mit den entsprechenden privaten Channels, so dass kein separates Lifecycle-Management notwendig ist. Wenn Sie mehr über Governance und Lifecycle-Management in Microsoft Teams erfahren möchten, lesen Sie hier weiter.
Zusammenfassung
Mit den privaten Kanälen hat Microsoft endlich das am meisten geforderte und erwartete Feature in Teams eingeführt. Es löst die Probleme der Teams-Nutzung wie gewünscht und versorgt uns mit allen notwendigen Sicherheitsfunktionen. Nur für die Einführung eines Private-Channel-kompatiblen Planers werden wir uns wohl noch gedulden müssen. Außerdem sollte man nicht vergessen, Teams Kanäle archivieren zu lassen, wenn sie nicht mehr benötigt werden.
David Papaja beschäftigt sich seit 2018 mit Microsoft 365 und hat sich auf Microsoft Teams Governance und Guest Management spezialisiert. Er teilt sein Wissen über M365 und unterstützt die Einführung von Governance-Lösungen.
