Möglichkeiten mit Microsoft Teams – Arbeiten mit Bots
Teams ist ein Messaging-Tool, das die Textkommunikation zwischen Benutzern ermöglicht, unabhängig davon, ob sie sich im selben Büro befinden oder remote arbeiten. Es unterstützt Gruppen-Chaträume mit Unterhaltungen, sowie private Nachrichten zwischen Einzelpersonen. Benutzer können per Knopfdruck von Instant Messaging zu einem Videoanruf wechseln. Teams bietet auch die Möglichkeit, Bots zu implementieren, um die Zusammenarbeit effizienter zu gestalten.
Wenn Sie Teams öffnen, sehen Sie links eine Navigationsleiste, die die Registerkarten Aktivität, Chat, Teams, Kalender und Dateien enthält. Klicken Sie in eine Registerkarte, um die verschiedenen Kanäle und Dateien innerhalb der Untergruppe zu sehen. Mit Teams können Sie Themen durch Kanäle in Silos unterteilen, um die Verwaltung von Unterhaltungen zu erleichtern.
Immer wenn Sie irgendwo in Teams direkt angesprochen werden, erscheint auf der Registerkarte Aktivität ein roter Hinweis, der Sie zu Ihrem Ziel führt. Sie können Ihre Benachrichtigungen so anpassen, dass Sie nur benachrichtigt werden, wenn Sie direkt erwähnt werden, oder Sie können Benachrichtigungen für bestimmte Räume festlegen. Sie können auch Aktivitäten als “gelesen” und “ungelesen” markieren.
Sie können Videoanrufe perfekt planen, indem Sie den Outlook-Kalender einer Person einsehen, um einen geeigneten Zeitpunkt zu bestimmen. Benutzer können ein Dokument oder eine Anwendung anzeigen und bearbeiten, während sie ein Gespräch führen. Teams-Besprechungen bieten die Registerkarte Besprechungsnotizen, die Ihnen die Möglichkeit gibt, für alle Teilnehmer sichtbare Diskussionsnotizen in Echtzeit zu erstellen und zu bearbeiten.
Am oberen Rand jedes Kanals sehen Sie eine Liste von Diensten und Tools, die mehr Kontext zum Kanal bieten. Tools wie Zendesk, Microsoft Power BI und Excel sind leicht zugänglich, sodass Benutzer Tools von Drittanbietern oder externe Daten innerhalb des Kanals anzeigen können. Alle Cloud-basierten Tools, die in Echtzeit aktualisiert werden, werden im Feed aktualisiert. Sie können zum Beispiel einen Twitter-Feed oder eine Facebook-Seite in einen Teams-Kanal einbinden.
Integrierte Bots in Microsoft Teams
Keine Chat-App wäre vollständig ohne ihre einzigartigen Bots. In Teams ist zum Beispiel der Polly-Bot integriert. Mit Polly können Sie ganz einfach Umfragen innerhalb eines Channels durchführen. Durch die Integration von Umfragen in die Konversation wird Ihr Workflow nicht mehr unterbrochen. Polly verfügt über eine Vielzahl von Funktionen, wie z.B. das Kommentieren oder das Planen von Umfragen und Abstimmungen über mehrere Optionen.
Mit T-Bot können Sie automatisierte Antworten über die Teams-Anwendung abfragen. Er kann viele Ihrer Fragen in einer Chat-basierten Oberfläche in Ihrer Microsoft Teams-App beantworten. Durch die Verwendung von Anfragen in natürlicher Sprache, genau wie im Gespräch mit einer anderen Person, stellen Sie T-Bot Fragen zu der Aufgabe, dem Feature oder anderen Elementen, zu denen Sie Hilfe suchen. T-Bot wird versuchen, Ihnen die bestmögliche Antwort basierend auf dem Inhalt Ihrer Frage zu geben und verfügt über ein eingebautes Feedback-System, um zu lernen, wenn eine Antwort auf dem richtigen Weg ist oder sich nicht auf das bezieht, wonach Sie gefragt haben. Diese Feedback-Schleife hilft T-Bot, mit der Zeit immer besser auf Ihre Fragen zu antworten und den Service zu verbessern. Wenn Sie z.B. fragen, was ein Kanal ist, wird der Bot Ihnen Inhalte zeigen, die Ihnen helfen.
Eine weitere interessante Möglichkeit ist Who-Bot. Den Who-Bot gibt es schon seit einiger Zeit und er hilft Ihnen, Mitarbeiter oder bestimmte Informationen über einen Mitarbeiter zu finden. Stellen Sie einfach eine Frage wie: „Wer bin ich?“, und der Who-Bot gibt Ihnen alle grundlegenden Informationen über Sie.
Sie können auch Themenexperten, Mitarbeiter von jemandem, direkte Berichte, Manager und Peergruppen sowie Personen finden, denen Sie eine E-Mail oder eine Nachricht zu einem bestimmten Thema geschickt haben. Zusätzlich bietet Who-Bot Ihnen ein Organigramm und eine Übersicht über anstehende Meetings sowie die Personen, die Eigentümer oder Mitglied des Meetings sind.
Letztendlich sind Bots nur eine Komponente von Apps für Teams, aber was Bots einzigartig macht, ist, dass sie Intelligenz in den Chat innerhalb Ihres Teams-Kanals oder in Ihre eigene persönliche Konversation mit einem bestimmten Bot bringen. Bots erscheinen wie jedes andere Teammitglied in Ihrer Organisation, außer dass ihr Avatar ein Sechseck statt des traditionellen Kreises ist und sie immer online sind. Sie können die Arbeit mit Teams effizienter machen und eine echte Bereicherung für Ihr Unternehmen sein.
David Papaja beschäftigt sich seit 2018 mit Microsoft 365 und hat sich auf Microsoft Teams Governance und Guest Management spezialisiert. Er teilt sein Wissen über M365 und unterstützt die Einführung von Governance-Lösungen.
