Microsoft Teams: Shared Channels
Bei Microsoft Teams gibt es die nächste große Veränderung: neben öffentlichen und privaten Kanälen gibt es zukünftig auch sog. „Shared Channels“, d.h. „geteilte“ Kanäle.
Aktuell befindet sich diese Funktion noch in der Public Preview. Public Preview ist ein Angebot von Microsoft Teams, an dem man kostenlos teilnehmen kann, um vorab neue Funktionen zu erhalten und testen zu können. Sofern es in Ihrer Organisation den Endusern gestattet ist, können Sie die Public Preview über die 3 Punkte links neben Ihrem Profilbild aktivieren.
Shared Channels in Teams sollen die Zusammenarbeit mit Personen außerhalb der eigenen Organisation vereinfachen.
Was sind Shared Channels?
Mit den Teams Shared Channels lässt sich ein Kanal mit externen Teilnehmern teilen, ohne dass diese zu dem Team hinzugefügt werden müssen.
Der große Vorteil im Vergleich zu den bisherigen Lösungen: die Externen müssen nicht den Tenant wechseln, um auf den gemeinsamen Kanal zugreifen zu können! Wenn ein Externer in einem Shared Channel mitarbeitet, wird der Kanal und das dazugehörige Team einfach direkt in dessen Teams-Umgebung angezeigt.
Wie kann man Shared Channels erstellen?
Beim Erstellen eines neuen Teams-Kanals wählen Sie aus, ob es ein normaler/öffentlicher Kanal, ein privater Kanal oder ein Shared Channel sein soll. (Es ist leider nicht möglich, einen Kanal nachträglich in einen Shared Channel umzuwandeln.)
Ebenso wie private Kanäle wird für geteilte Kanäle eine SharePoint Site im Hintergrund erstellt.
Aktuell (Stand Ende April 2022) ist es noch recht kompliziert, die Shared Channels in Teams zu nutzen: Sie benötigen eine aktivierte Public Preview sowie verschiedene Voraussetzungen und bestimmte Einstellungen, um Teams Connect zu verwenden.
Der offizielle Rollout soll im Laufe des Jahres 2022 erfolgen.
Einige Hinweise zu Shared Channels
Wichtig zu wissen:
- MS Teams Shared Channels werden default-mäßig aktiviert – sie müssen aktiv abgeschaltet werden, wenn sie nicht gewünscht sind.
- Wie bei allen Kontaktpunkten mit Personen außerhalb Ihrer Organisation ist das Thema Datenschutz zu bedenken. Microsoft bietet zahlreiche Einstellungsmöglichkeiten, um Informationsbarrieren und Schutz vor Datenverlust einzurichten – machen Sie sich damit im Detail vertraut.
- Wie bei privaten Kanälen auch werden die SharePoint-Seiten von Shared Channels nicht im SharePoint Admin Center angezeigt und sind so schwer zu managen.
- Einige wenige, aber wichtige Optionen fehlen den Shared Channels in Microsoft Teams im Vergleich zu Standard-Kanälen. So lässt sich z.B. aktuell kein Planner hinzufügen.
Haben Sie Bedenken, wie Sie mit den zusätzlichen Shared Channels die Kontrolle über Ihre Teams-Umgebung behalten sollen? Unser Teams Manager für Microsoft Teams Management kann dabei helfen! Von Vorlagen und Genehmigungsworkflows für neue Teams, über Governance-Optionen wie Lebenszyklen und Namenskonventionen und Sicherheitseinstellungen mit Klassifizierungen und Vertraulichkeitsbezeichnungen bietet er alles, was Sie brauchen.
Head of Marketing & Sales bei Solutions2Share – Florian Pflanz verfügt über 6 Jahre M365-Erfahrung und war an zahlreichen Projekten zur Microsoft Teams Governance beteiligt. In über 200 Workshops hat er umfangreiches Wissen und Best Practices zu Microsoft Teams und den Managementanforderungen von Unternehmen gesammelt.
