Microsoft Teams: External User Manager

Gäste zu Microsoft Teams einzuladen ist einfach. Schwieriger wird es, den Überblick über alle Gäste zu behalten, sie rechtssicher gemäß Ihren Compliance- und Unternehmensrichtlinien zu integrieren und nicht mehr benötigte Gäste zu identifizieren und aus dem Tenant zu entfernen. Der External User Manager von Solutions2Share unterstützt Sie beim Management von Gästen in Microsoft Teams!

GROB, ein internationaler Maschinenhersteller, implementierte den External User Manager, um sein Gästemanagement zu automatisieren.

Für einen allgemeinen Überblick über das Thema Microsoft Teams Gastzugang und Externe lesen Sie unseren Blogartikel über alles Wissenswerte zu Gästen in MS Teams.

Herausforderungen bei der Arbeit mit Gästen in Microsoft Teams

Kennen Sie das?

• Keine Übersicht über Externe in Teams und M365 Gruppen
• Fehlender Schutz sensibler Daten
• Compliance-Richtlinien nicht eingehalten
• Manueller Aufwand für Geheimhaltungsvereinbarungen
• Manuelle Entfernung von Externen mit aufwändiger Nachforschung

External User Manager gibt Ihnen den Überblick über Gäste zurück!

• Einfacher Überblick über Gäste in Teams und M365 Gruppen
• Sofort klar, zu welchen Teams Gäste Zugriff haben
• Zeitersparnis und Rechtssicherheit durch automatisiertes Onboarding
• Kein manueller Aufwand bei der Entfernung von Gästen
• Regelmäßige Erinnerung an User, ob der Zugriff ihrer Gäste noch benötigt wird

Neugierig? Sehen Sie sich hier eine kurze Demo an:

Das sagen unsere Kunden über den External User Manager:

“Mit dem External User Manager wissen wir genau, welche Gastnutzer Zugriff auf welche Kanäle und Dateien haben. Der Genehmigungsprozess hilft uns, einen besseren Überblick zu behalten. Und mit dem Onboarding-Portal können wir die Unternehmensrichtlinien einhalten, indem wir unsere Gastnutzer vorher eine Geheimhaltungsvereinbarung unterschreiben lassen.”

– Artur Strzalkowski, Teamleitung Microsoft 365 Consulting, Digital Touch

“Es gibt immer wieder Kunden, die eine bessere und kontrollierbarere Möglichkeit für Gäste in ihrem Tenant benötigen. Vor allem, wenn die verantwortliche Person für einen Gast nicht in der IT-Abteilung sitzt. Der External User Manager bietet schnelle und benutzerfreundliche Funktionen, die vielen Kunden bei ihren Anforderungen helfen.”

– Hendrike Seidt, IT Consultant, Bechtle AG

Key Features des External User Managers

• Anfrage- und Genehmigungsprozess für neue Gäste in MS Teams
• Team-Besitzer oder ausgewählte User als Genehmiger für Gäste
• Gastzugang automatisch für alle Teams deaktivieren
• Whitelist für Teams mit aktiviertem Gastzugang
• Automatisierter Access Review Prozess für Zugriffsüberprüfungen
• Automatisierte Lebenszyklen zur Entfernung von Gästen
• Onboarding- und Compliance-Portal für Gäste

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External User Manager Features im Detail

1. Anfrage- und Genehmigungsprozess für neue Gäste

Nutzer können mit diesem Gast User Manager ganz einfach Gäste einladen. Einfach die Emailadresse des Gastes eingeben, alle Teams auswählen zu denen der Gast Zugriff haben soll, Kommentar hinzufügen und schon kann die Anfrage abgeschickt werden.

2. Team-Besitzer oder ausgewählte User als Genehmiger

Die Einladungsanfrage für den neuen Gast geht nun automatisch an die Team-Besitzer oder eine Gruppe vorher hinzugefügter Genehmiger. Diese entscheiden nun, ob der Gast eingeladen werden soll und die Anfrage angenommen oder abgelehnt wird.

3. Gastzugang automatisch für alle Teams deaktivieren

Lesen Sie diesen Blogpost, wenn Sie stattdessen den Gastzugriff für einzelne Teams deaktivieren möchten.

Der External User Manager beinhaltet einen Webjob, mit dessen Hilfe sich der Gastzugang für alle Teams automatisch ausschalten lässt.

4. Gastzugriff für einzelne Teams erlauben

Teams, in denen weiterhin Gäste mitarbeiten sollen, können mit diesem Gast User Manager einer Whitelist hinzugefügt werden, behalten damit den aktivierten Gastzugang und sind offen für externe Gäste.

5. Automatisierter Access Review Prozess im Gästemanagement

Im External User Manager können Administratoren einstellen, nach welchem Zeitraum automatisch eine Zugriffsüberprüfung von Gästen stattfinden soll. So erhält z.B. der Benutzer, der den Gast eingeladen hat, nach 60 Tagen einen Hinweis und muss entscheiden, ob der Gast weiterhin Zugriff benötigt oder aus der Umgebung entfernt werden kann.

6. Lebenszyklen zur Entfernung von Gästen – Inaktivität oder Zeitraum

Zusätzlich zur automatisierten Access Review kann der External User Manager auch automatisch Gäste nach bestimmten Regeln wieder entfernen, wenn dies gewünscht ist. Sollte beispielsweise der einladende Benutzer eine bestimmte Zeit lang nicht auf den Hinweis zur Zugriffsüberprüfung reagieren, kann der Gast automatisch entfernt werden. Auch wenn der Gast eine bestimmte Zeitlang inaktiv war, kann der External User Manager den Gast entfernen.

Der Gast kann sowohl aus dem Teams-Tenant als auch, wenn gewünscht, aus dem AAD (Azure Active Directory) entfernt werden.

7. Onboarding- und Compliance-Portal für Gäste

Sobald die Anfrage für einen neuen Gast freigegeben ist, erhält der Gast eine Einladung per Email. Diese verlinkt nicht direkt in Microsoft Teams, sondern zunächst auf das Onboarding-Portal des External User Managers.

Mit diesem Portal können Unternehmen sichergehen, dass Gäste wichtige Informationen erhalten, bevor sie der Teams-Umgebung beitreten können. So lässt sich die Einhaltung von Compliance- und Unternehmensrichtlinien sicherstellen.

7.1 Weitere Daten abfragen (Metadaten)

Der Gast kann angehalten werden, zusätzliche Daten einzugeben – z.B. Firma, Projektname oder Projektnummer. Diese Metadaten zum Gästemanagement lassen sich im External User Manager kollektiv verwalten.

7.2 Gästen in Microsoft Teams wichtige Dokumente vorab zukommen lassen

Unternehmen können wichtige Dokumente und Informationen hochladen, die der Gast vorab lesen und, wenn gewünscht, unterzeichnen muss. Dann erst erhält er Zugang zu der Teams-Umgebung. Beispielsweise eignen sich hier Kommunikationsrichtlinien, Vertraulichkeitsvereinbarungen, Datenschutz-Regelungen, oder auch Informationen zur Organisation als PDF oder Video.

7.3 Gäste zur Unterschrift von Compliance-Dokumenten auffordern

Für jedes dieser Dokumente lässt sich im External User Manager einstellen, ob der Gast es nur lesen oder auch unterschreiben soll. Für den Fall, dass nachträglich neue Dokumente hinzukommen, lässt sich der Prozess für vorhandene Gäste einfach erneut anstoßen.

7.4 Von Gästen unterzeichnete Dokumente / NDAs herunterladen

Die gelesenen bzw. unterschriebenen Dokumente können jederzeit im External User Manager heruntergeladen werden. Sie sind mit einem Zeitstempel für den Zeitpunkt der Unterschrift versehen, so dass jederzeit eine Überprüfung oder ein Nachweis möglich ist.

Für mehr Details dazu, wie genau das Onboarding-Portal aufgebaut ist, lesen Sie unseren Blogpost Onboarding von Gästen in Microsoft Teams und M365-Gruppen.

Der External User Manager ist das perfekte Tool, um die Verwaltung von Gästen in MS Teams zu kontrollieren und zu vereinfachen – und gleichzeit für mehr Microsoft 365 Security zu sorgen. Besonders hervorzuheben ist, dass die App es Organisationen ermöglicht, stets den Überblick über alle Gäste zu behalten. Das neue Gast Import Feature erfasst auch bereits existierende Gäste, sodass du auch diese anzeigen und verwalten kannst. Die Automatisierung der Zugriffsüberprüfungen und Entfernung von nicht mehr benötigten Gästen bedeutet deutlich weniger Aufwand für Administratoren und eine enorme Arbeitserleichterung.

Sie haben noch Fragen? Wir haben die 25 am häufigsten gestellten Fragen zu M365-Gästen gesammelt und für Sie in unserem neuen Blogpost beantwortet: M365 Gäste FAQ.

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