Microsoft Teams Einführung: Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Microsoft Teams hat sich in den letzten Jahren als eines der führenden Kommunikationstools für Unternehmen etabliert. Doch wie bei jeder Software-Einführung können auch bei der Microsoft Teams Einführung anfängliche Probleme bei der Implementierung entstehen. Basierend auf verschiedenen Case Studies haben wir einige der häufigsten Fehler bei der Einführung von Microsoft Teams identifiziert und Tipps zusammengestellt, wie Sie sie vermeiden können.

1. Unstrukturierte Microsoft Teams Einführung

Eine der größten Herausforderungen bei der Einführung von Microsoft Teams ist die Tendenz, das Tool pragmatisch und unstrukturiert einzuführen. Dies kann zu Verwirrung und ineffizienter Nutzung führen. Es ist wichtig, von Anfang an eine klare Struktur und Richtlinien für die Verwendung von Teams zu haben, damit Mitarbeiter effizient und produktiv arbeiten können.

2. Fehlende Namenskonventionen und Governance

Ein weiteres häufiges Problem bei der Teams Einführung ist das Fehlen von Namenskonventionen. Dies kann dazu führen, dass Teams chaotisch und schwer zu finden sind. Eine Lösung hierfür ist die Verwendung von Namenskonventionen, die beispielsweise die Abteilung oder Projektnummer automatisch vor den Team-Namen setzen.

3. Datenmüll durch nicht mehr benötigte Teams

Ohne klare Richtlinien zur Archivierung oder Löschung können alte oder nicht mehr benötigte Teams zu Datenmüll führen. Automatisierte Lebenszyklen können hier Abhilfe schaffen, indem sie inaktive oder abgeschlossene Teams automatisch archivieren oder löschen.

4. Manuelle Erstellung von Teams

Die manuelle Erstellung von Teams und das anschließende Hinzufügen von Kanälen, Apps und Ordnerstrukturen kann zeitaufwändig sein. Teams-Vorlagen können diesen Prozess automatisieren und für eine konsistente Struktur sorgen.

5. Schulung und Einführung in die Nutzung von Microsoft Teams

Ein häufiger Fehler bei der Einführung von Teams im Unternehmen ist das Fehlen einer gezielten Schulung. Es reicht nicht aus, Teams zu implementieren und zu erwarten, dass die Belegschaft sofort weiß, wie man es optimal nutzt. Eine interne Schulung für Anwender ist unverzichtbar, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden die ersten Schritte mit Microsoft Teams erfolgreich meistern. Hierbei kann auch der Microsoft-Support oder ein zertifizierter Microsoft Partner hilfreich sein. Sie bieten oft spezialisierte Trainingskurse an, die Unternehmen dabei unterstützen, Teams effektiv zu nutzen.

6. Microsoft Teams als integraler Bestandteil von Microsoft 365

Viele Unternehmen übersehen bei der Microsoft Teams Einführung, dass es nicht nur ein isoliertes Tool ist, sondern eng mit dem gesamten Microsoft 365-Portfolio verknüpft ist. Dies kann zu doppelten Arbeitsabläufen und ineffizienter Nutzung führen. Es ist wichtig, Teams als Teil des gesamten Microsoft 365-Ökosystems zu sehen. Schulungen sollten nicht nur die Funktionen von Teams abdecken, sondern auch, wie es z.B. mit SharePoint, OneDrive und Microsoft Stream interagiert.

7. Kommunikation und Besprechungen mit Teams

Obwohl Microsoft Teams eine umfassende Plattform für Kommunikation und Besprechungen ist, nutzen viele Unternehmen nur einen Bruchteil seiner Funktionen. Ein häufiger Fehler ist die ausschließliche Nutzung des Chats, während Funktionen für Besprechungen, Videoanrufe und gemeinsame Dokumentenbearbeitung vernachlässigt werden. Unternehmen sollten begleitend zur Microsoft Teams Einführung regelmäßige Trainings und Workshops anbieten, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden mit den vielfältigen Funktionen von Teams vertraut sind.

8. Strukturierte Nutzung von Teams im Unternehmen

Ein weiterer häufiger Fehler bei der Einführung von Microsoft Teams ist die unstrukturierte Erstellung von Teams oder Kanälen, was zu Chaos und Informationsverlust führen kann. Eine klare Struktur und Richtlinien für das Erstellen von Teams und Kanälen sind unerlässlich.

FAQ zur Microsoft Teams Einführung im Unternehmen

Fazit: So gelingt die erfolgreiche Einführung von MS Teams

Die erfolgreiche Einführung und Nutzung von Microsoft Teams im Unternehmen erfordert Planung, Schulung und eine klare Definition der Use Cases. Es ist nicht nur ein weiteres Tool, sondern kann, wenn es richtig eingesetzt wird, ein zentraler Bestandteil der Digitalisierungsstrategie eines Unternehmens werden. Mit der richtigen Herangehensweise und Unterstützung kann die gesamte Belegschaft von den Vorteilen profitieren, die Teams bietet.

Strukturierte Microsoft Teams-Einführung mit dem Teams Manager

Die Einführung von Microsoft Teams in einem Unternehmen kann eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn es darum geht, Struktur und Governance zu gewährleisten. Hier kommt der Teams Manager ins Spiel, um Sie bei der strukturierten Einführung und Verwaltung von Microsoft Teams zu unterstützen.

Key Features des Teams Managers:

• Anfrage- und Genehmigungsworkflow: Strukturierter Prozess für die Erstellung neuer Teams und M365 Gruppen
• Vorlagen: Vorgefertigte Strukturen für Einheitlichkeit bei Teams und M365 Gruppen
• Lifecycle Management: Automatisierter Lebenszyklus von Teams und SharePoint-Seiten, von der Erstellung bis zur Archivierung
• Namenskonventionen: Einheitliche Namen für Teams, OneNotes und Planner gemäß den Unternehmensrichtlinien
• Metadaten: Hinzufügen benutzerdefinierter Metadaten zu Teams für eine bessere Organisation und Auffindbarkeit
• Governance-Richtlinien: Kombination aus Richtlinien für Lebenszyklen, Namensregeln, Klassifizierungen und Vertraulichkeitsbezeichnungen
• Native App für Microsoft Teams: Integration und Nutzung direkt innerhalb der Microsoft Teams-Oberfläche

Mit dem Teams Manager können Sie ganz einfach die ersten Schritte für Microsoft Teams Governance umsetzen und sicherstellen, dass Ihre Microsoft Teams-Umgebung von Anfang an gut organisiert und strukturiert ist. Holen Sie sich gleich eine Demo und erfahren Sie, wie der Teams Manager Ihnen ganz konkret bei der Teams-Einführung helfen kann!