Wem wir helfen: M365 Apps für IT-Administratoren

IT-Administratoren stehen vor zahlreichen Herausforderungen, wenn es um Sicherheit, Compliance und Effizienz in ihren Unternehmen geht. Dies gilt insbesondere für stark regulierte Sektoren wie das Bankwesen, den Energiesektor und die Kommunalverwaltung.

Teams Manager und External User Manager, zwei Governance-Apps für Microsoft 365, sorgen für eine erhebliche Erleichterung dieser Aufgaben. Sie vereinfachen Prozesse, erhöhen die Sicherheit, sparen Zeit und verringern die Arbeitsbelastung. Hier erfahren Sie genau, wie diese Apps IT-Administratoren und insbesondere M365-Administratoren helfen können.

Workflows und Automatisierung in Microsoft 365

Teams Manager bietet eine breite Palette von Funktionen, mit denen Sie die Erstellung und Verwaltung von Teams in Microsoft Teams und Microsoft 365-Gruppen optimieren können. Eine der wichtigsten Funktionen ist der Anfrage- und Genehmigungsworkflow für neue Teams und Gruppen. Dadurch wird sichergestellt, dass nur genehmigte und notwendige Teams erstellt werden, die Organisationsstruktur erhalten bleibt und Wildwuchs vermieden wird.

Anfrage- und Genehmigungsworkflow

• Stellt sicher, dass nur genehmigte und notwendige Teams erstellt werden
• Sorgt für Struktur und reduziert Wildwuchs

Vorlagen

• Teams-Vorlagen, aber auch für Microsoft 365 Gruppen, SharePoint-Seiten und Planner
• Einheitliche Gestaltung mit vordefinierten Kanälen, Ordnern und Dokumenten

Lebenszyklus-Management

• Automatisches Archivieren oder Löschen von Teams, die nicht mehr benötigt werden, durch Lebenszyklen
• Hält die Umgebung übersichtlich und effizient

Namenskonventionen

• Benennungsregeln für Teams, OneNotes und Planner festlegen
• Übersicht und Einheitlichkeit verbessern

Benutzerdefinierte Metadaten

• Verbessert die Organisation
• Können als Auslöser für Automatisierungen verwendet werden

Governance-Richtlinien

• Fassen Sie Lebenszyklus-Regeln, Namenskonventionen, Klassifizierungen und Vertraulichkeitsbezeichnungen zusammen
• Sicherstellung der Einhaltung interner und externer Vorgaben
• Microsoft Teams Governance durch Kombination verschiedener Automatisierungen

Native App für Microsoft Teams

• Schnelle und einfache Installation und Bedienung
• Starten Sie in nur wenigen Minuten
• Holen Sie sich die App direkt im Teams Appstore

Teams Manager bietet außerdem Vorlagen für Teams, Microsoft 365 Gruppen, SharePoint-Sites und Planner. Diese Vorlagen stellen sicher, dass alle erforderlichen Kanäle, Ordner und Dokumente von Anfang an enthalten sind, so dass eine einheitliche Konfiguration im gesamten Unternehmen gewährleistet ist. Darüber hinaus übernimmt die App das Lebenszyklus-Management und archiviert oder löscht automatisch Teams, die nicht mehr benötigt werden.

Namenskonventionen für Teams, OneNotes und Planner verbessern die Übersicht und Einheitlichkeit, während benutzerdefinierte Metadaten für Teams die Organisation weiter erleichtern. Governance-Richtlinien mit Lebenszyklusregeln, Namenskonventionen, Klassifizierungen und Vertraulichkeitsbezeichnungen gewährleisten die Einhaltung interner und externer Vorgaben.

Für IT-Administratoren bedeutet dies, weniger Zeit mit Routineaufgaben zu verbringen und sich mehr auf die eigentliche IT-Arbeit zu konzentrieren. Teams Manager ist eine native App für Microsoft Teams, die innerhalb von Minuten installiert und einsatzbereit ist, was die Implementierung stark erleichtert.

M365 Sicherheit und Compliance

External User Manager bewältigt die Herausforderungen bei der Verwaltung externer Gäste in Microsoft Teams. Diese App erhöht die Sicherheit und gewährleistet die Einhaltung von Vorgaben durch Kontrolle über den Zugriff externer Benutzer.

Zugangskontrolle

• Automatisches Genehmigen oder Ablehnen von Benutzern mit bestimmten externen Domains (Blacklist/Whitelist)
• Reduzieren Sie das Risiko eines unbefugten Zugriffs

Anfrage- und Genehmigungsprozess für Gäste

• Zusätzliche Sicherheitsebene
• Teambesitzer oder ausgewählte Benutzer fungieren als Genehmiger

Verwaltung des Gastzugangs

• Deaktivieren Sie den Gastzugang für alle Teams, sperren Sie den Gastzugang nur für bestimmte Teams oder erstellen Sie eine Whitelist für Teams, die den Gastzugang erlauben
• Sorgen Sie für eine sichere Umgebung und erleichtern Sie gleichzeitig die externe Zusammenarbeit
• Benennungskonventionen für Gastnamen anwenden

Automatisierte Zugriffsüberprüfung

• Prüfen und validieren Sie regelmäßig den Zugang von Gästen
• Stellen Sie sicher, dass die Berechtigungen aktuell und weiterhin notwendig sind

Automatisiertes Lebenszyklus-Management

• Entfernen Sie Gäste nach einem bestimmten Zeitraum oder aufgrund von Inaktivität, mit automatisierten Lebenszyklen für Gäste
• Reduzieren Sie Sicherheitsrisiken

Onboarding- und Compliance-Portal für Gäste

• Richten Sie ein individuelles Onboarding für Gastbenutzer nach Ihren Anforderungen ein
• Gäste stimmen den Datenschutzrichtlinien oder der Vertraulichkeitsvereinbarung der Organisation zu, bevor sie Zugang erhalten
• Sicherstellen, dass externe Mitarbeiter die Unternehmensstandards und -vorschriften einhalten

Der Anfrage- und Genehmigungsprozess für neue Gäste bietet eine zusätzliche Ebene an Sicherheit, wobei die Teambesitzer oder ausgewählte Benutzer als Genehmigende fungieren. External User Manager kann auch den Gastzugang für alle Teams erlauben oder deaktivieren oder eine Whitelist für bestimmte Teams erstellen, die den Gastzugang erlauben. IT-Administratoren können die App so konfigurieren, dass Benutzer aus bestimmten externen Domains automatisch zugelassen oder abgewiesen werden, um das Risiko eines unbefugten Zugriffs zu verringern. Dieses Maß an Kontrolle trägt zur Aufrechterhaltung einer sicheren Umgebung bei und erleichtert gleichzeitig die Zusammenarbeit mit externen Partnern.

Automatisierte Zugriffsüberprüfungen (Access Reviews) überprüfen und bestätigen regelmäßig den Gastzugang und stellen sicher, dass die Berechtigungen noch aktuell sind. Die App unterstützt auch die automatische Verwaltung des Lebenszyklus von Gästen. So können Gäste nach einem bestimmten Zeitraum oder aufgrund von Inaktivität entfernt werden, was das Sicherheitsrisiko weiter verringert.

Das Onboarding- und Compliance-Portal für Gäste ist eine weitere wichtige Funktion. Bevor sie Zugang erhalten, müssen die Gäste Datenschutzrichtlinien oder die Vertraulichkeitsvereinbarung des Unternehmens bestätigen und zustimmen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle externen Benutzer die Standards und Vorschriften Ihres Unternehmens kennen und einhalten.

Zeitersparnis und geringere Arbeitsbelastung für M365-Administratoren

Sowohl Teams Manager als auch External User Manager bedeuten eine erhebliche Zeitersparnis für IT-Administratoren. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben sparen diese Apps viel Zeit. Durch den automatisierten Onboarding-Prozess für externe Gäste müssen beispielsweise weniger manuelle Arbeitsschritte durchgeführt werden, während die Lebenszyklusverwaltung dafür sorgt, dass veraltete Teams und Gastkonten automatisch entfernt werden.

Automatisierung von Routinearbeiten

• Zeit sparen
• Automatisiertes Onboarding für externe Gäste reduziert manuelle Aufgaben

Automatisierte Lebenszyklen

• Nicht mehr benötigte Teams archivieren oder löschen
• Entfernen Sie Gäste automatisch, z.B. nachdem ein Kooperationsprojekt beendet wurde
• Halten Sie die verantwortlichen User mit automatischen Benachrichtigungen und Erinnerungen auf dem Laufenden

Dashboards und Reports

• Bieten Sie einen Überblick über alle Aktivitäten und Status
• Vereinfachte Kontrolle für IT-Administratoren

Überblick über Gastzugriffe

• Übersichtliche Darstellung des Gastzugangs in Teams und Microsoft 365 Gruppen
• Vereinfacht den Verwaltungsprozess

Regelmäßige Erinnerungen

• Benutzer erhalten Erinnerungen zu den Zugangsanforderungen ihrer Gäste
• Sorgt für Sicherheit ohne ständige manuelle Überwachung

Dashboards und Berichte bieten einen Überblick über alle Aktivitäten und Status und erleichtern IT-Administratoren die Überwachung der Umgebung. Der External User Manager vereinfacht dank besser Übersichtlichkeit des Gastzugangs in Teams und Microsoft 365-Gruppen den Verwaltungsprozess. Regelmäßige Erinnerungen an die Benutzer zu Zugriffsberechtigungen ihrer Gäste oder alten/inaktiven Teams helfen dabei, das System ohne ständige manuelle Überwachung aufgeräumt und sicher zu halten.

Vorteile der Nutzung des Teams Managers und External User Managers

Teams Manager und External User Manager sind ideale Tools für IT-Administratoren, insbesondere in stark regulierten Branchen. Die Apps automatisieren komplexe Prozesse, verbessern die Sicherheit und die Einhaltung von Vorgaben und verringern die Workload erheblich. Durch die Implementierung dieser Tools können IT-Administratoren eine sichere, effiziente und regelkonforme Microsoft 365-Umgebung aufsetzen und sich gleichzeitig auf strategische Aufgaben konzentrieren.

Wenn Sie mehr erfahren möchten, buchen Sie eine kostenlose Demo für External User Manager oder Teams Manager!

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