Krones AG: Projektportal für eine verbesserte Zusammenarbeit

Der Krones Konzern mit Hauptsitz in Neutraubling, Deutschland, plant, entwickelt und fertigt Maschinen und komplette Anlagen für die Bereiche Prozess-, Abfüll-und Verpackungstechnik sowie Intralogistik, Informationstechnologie und Fabrikplanung sowie die eigene Ventilproduktion ergänzen das Produktportfolio des Unternehmens.

Das Projekt “Einführung einer Projektplattform auf Basis von Microsoft SharePoint Server 2010” wurde von der Krones AG ins Leben gerufen, um die Zusammenarbeit zu verbessern. Durch den Aufbau eines abteilungsübergreifenden Projekt-Portals meisterte die Krones AG gemeinsam mit der R.K. Consulting GmbH diese Herausforderung.

“Das Projekt „Einführung einer Zusammenarbeitsplattform auf Basis von SharePoint Server 2010“ wurde von der KRONES AG ins Leben gerufen, um die Zusammenarbeit in Projekten zu verbessern. Gemeinsam mit der R.K. Consulting GmbH, welche Krones bereits bei der Einführung der neuen Terminalserverfarm unterstützte, wurde das Projekt erfolgreich realisiert.“ Bernadette Müller, Projektleiterin IM Infrastruktur

Krones Anforderungen

Projektes hat ergeben, dass in den verschiedenen Abteilungen des Konzerns parallel individuelle Projekt-und Informationsportale auf Basis unterschiedlicher Technologien eingesetzt wurden.

Die Kommunikation und der Datenaustausch in abteilungs-übergreifenden Arbeitsgruppen oder mit externen Dienstleistern und Lieferanten erfolgte dabei meist per E-Mail, in SharePoint-Teamsites auf Basis Microsoft Online Services 2007 und über FTP-Server. Es existierte kein einheitlicher Kommunikationsprozess im Unternehmen.

Folgende Herausforderungen standen daher im Fokus des Projekts:

• Durch die neue Projektstrukturierung der Krones AG sollte ein globales Arbeitstemplate erarbeitet werden, welches für alle Unternehmensbereiche als Basis dienen soll.
• Für die einzelnen Unternehmensbereiche sollten unterschiedliche Vorlagen auf Basis des globalen Template geschaffen werden.
• Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten sich mit externen Mitarbeiter, Dienstleistern und Lieferanten vernetzen können.
• Projekträumefür abteilungsübergreifende Arbeitsgruppen und Externe sollten geschaffen werden
• Die Weiterentwicklung und Anpassung am System sollte ohne Programmierkenntnisse von der Firma Krones AG geleistet werden können.
• Der Arbeitsraum-LifeCycle sollte komplett vom System abgebildet werden.

Als Realisierungspartner wählte die Krones AG die R.K. Consulting GmbH, die mit ihrem Realisierungsansatz der „NoCode“-Lösungen und durch umfangreiche Projekterfahrung im Bereich Projektportale überzeugte.

Ziele von Krones

Die Zielsetzung war es, allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Krones AG einen einheitlichen Zugang zu projektspezifischen Informationen bereitzustellen. Darüber hinaus sollten alle Mitarbeiter die Möglichkeit erhalten, sich projektübergreifend und mit Externen in virtuellen Projekträumen auszutauschen und dort zusammen zu arbeiten. Ziel war somit der Aufbau einer Projektplattform auf Basis von Microsoft SharePoint Server 2010.

Die Lösung sollte dabei vor allem eine für den Anwender intuitive und leicht verstehbare Benutzerführung zu allen relevanten Inhalten der Arbeitsbereiche sowie zu unternehmensübergreifenden Inhalten aufweisen. Das Projektportal sollte weltweit allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen und jederzeit von jedem Unternehmensstandort, wie auch von zuhause oder beim Kunden, aus erreichbar sein. Mit der Einführung eines globalen Projektportals sollte ein deutlicher Mehrwert für den Arbeitsalltag, sowie eine einfache Benutzung und damit verbunden eine höhere Akzeptanz bei den Mitarbeitern geschaffen werden.

Lösung für Krones

Für die effiziente Zusammenarbeit innerhalb der Krones AG wurde eine gemeinsame Portallösung realisiert. Es gibt dabei keine Trennung nach Abteilung oder Unternehmensbereiche, was übergreifende virtuelle Projekträume möglich machen. Die Zusammenarbeit mit externen Lieferanten, Dienstleistern oder Partner-unternehmen wurde mit einer speziellen Bereitstellungs-und Berechtigungslösung realisiert, so dass Externe direkt, ohne einen Umweg durch die IT, Zugriff erhalten können. Eine Startseite zeigt dem Projektleiter alle Projekträume, Ankündigungen, Dokumente, Aufgaben und Termine, an denen er beteiligt ist, an.

Da sich Strukturen und Prozesse im Unternehmen stetig verändern wurde die Lösung so realisiert, dass der Projektleiter die Struktur eines Arbeitsraums und die daran verknüpften Prozesse ohne spezielle IT-Kenntnisse nach seinem Bedarf anpassen kann. Durch diese Vorgehensweise kann auf die Bedürfnisse der Benutzer sehr schnell reagiert werden. Neue, wie auch bestehende Projekträume können so ohne manuellen Konfigurationsaufwand mit der gleichen Inhalts-und Berechtigungsstruktur bereitgestellt werden.

Um die eingeführte Plattform auf höchstem Niveau betreiben zu können, wurden bei der Umsetzung auch ausgewählte Drittherstellerprodukte eingesetzt um infrastrukturelle Hochverfügbarkeit zu gewährleisten.

Krones Nutzen

Mit der Einführung der neuen Projektplattform hat die KRONES AG den ersten Schritt zu einer verbesserten Zusammenarbeit unternommen. Durch die Einführung von Projekträumen steht allen Mitarbeitern ab sofort die Möglichkeit offen, standort-übergreifend zusammen zu arbeiten. Über ein Formular können Mitarbeiter eigene Projekträume beantragen, welche durch ein Gremium genehmigt, und vom System automatisch erstellt werden. Projekträume können von den Administratoren nun besser verwaltet werden, während Mitarbeitern die Anpassung der Projekträume durch den Einsatz des Collaboration Managers erleichtert wird. Ein großer Nutzen für die tägliche Arbeit stellt die personalisierte Einstiegsseite des Portals dar. Besonders gern wird die Funktion des aggregierten Projektstatusberichtes aus dem Controlling genutzt, da dadurch viel Zeit eingespart werden kann.

Nach der erfolgreichen Einführung des Projektportals, ist zukünftig die Verknüpfung des Systems mit der aktuellen SAP-Umgebung geplant. So können Daten aus dem SAP direkt in den Arbeitsbereichen zur Verschlagwortung der Dokumente genutzt werden. Die gesamte Lösung soll zukünftig die kollaborativen Möglichkeiten von SharePoint noch umfassender nutzen um dadurch die tägliche Arbeit des Mitarbeiters effizienter zu gestalten.