Governance in Microsoft Teams
Microsoft Teams ist nach wie vor unglaublich beliebt. Microsofts relativ neues Collaboration-Tool wurde 2017 eingeführt und verspricht eine hohe Benutzerfreundlichkeit und fantastische Akzeptanzraten. Dies führt jedoch oft dazu, dass Unternehmen Teams einfach einführen, ohne sich Gedanken über die Struktur und Governance von Microsoft Teams zu machen. (In unseren Blog finden Sie zahlreiche Ideen, wie sich MS Teams strukturieren lässt.)
Tatsächlich führt der unstrukturierte Einstieg meist dazu, dass Anwender in kurzer Zeit eine Vielzahl neuer Teams anlegen, die sich inhaltlich oft überschneiden, so dass der Überblick schnell verloren geht und Frust aufkommt.
Governance in Teams: Lifecycle Management
Eines der wichtigsten Themen für die Governance in Microsoft Teams, das Unternehmen berücksichtigen sollten, ist das Lifecycle-Management. Was passiert mit den einzelnen Teams, nachdem sie erstellt worden sind? Sollen sie archiviert oder nach einer bestimmten Zeit gelöscht werden? Soll zumindest der Besitzer des Teams daran erinnert werden, ob das Team noch benötigt wird und einen Zweck erfüllt? So können Sie sicher sein, dass inaktive oder veraltete Teams die Struktur nicht überfrachten.
Unkontrolliertes Wachsen – DIE Challenge für Governance in Teams.
Die andere große Herausforderung bei der Governance in Microsoft Teams ist, dass standardmäßig jeder einzelne Benutzer neue Teams erstellen kann. Während diese Funktion wegen ihrer Benutzerfreundlichkeit gut angenommen wird, erstellen Benutzer oft doppelte oder unpassende Teams.
Eine Lösung ist natürlich, das Anlegen neuer Teams komplett zu deaktivieren oder nur einem extrem eingeschränkten Benutzerkreis, wie z. B. Ihrer IT-Abteilung, das Anlegen neuer Teams zu erlauben. Dies wird Ihre Benutzer frustrieren, die möglicherweise auf die Erstellung dringend benötigter Projektteams warten müssen oder eine langwierige E-Mail-Kommunikation führen müssen, um die Notwendigkeit des gewünschten Teams zu argumentieren.
Es gibt aber auch eine andere Lösung, einen Mittelweg, der es Ihnen erlaubt, die Kontrolle über neu erstellte Teams zu behalten und gleichzeitig Ihren Benutzern die Möglichkeit zu geben, selbst neue Teams zu erstellen:
Der Teams Manager ist eine Teams-App, die genau diese notwendigen Fähigkeiten für die Governance in Microsoft Teams mitbringt.
Team Governance mit einem Genehmigungsprozess als automatisch integrierter Workflow
Stellen Sie Ihren Anwendern ein an Ihre Bedürfnisse angepasstes Anfrageformular für neue Teams zur Verfügung. Sobald die Erstellung eines neuen Teams angefordert wird, löst dies einen Microsoft Flow aus – einfach selbst zu konfigurieren, oder nutzen Sie einen unserer vordefinierten Workflows. Die zuständige Person erhält dann eine E-Mail, aus der heraus sie die Erstellung des Teams direkt mit einem Klick genehmigen oder ablehnen kann.
Vorkonfigurierte Vorlagen mit vordefinierten Kanälen, Registerkarten und Apps bieten eine einheitliche Struktur
Mit dem Teams Manager können Sie ganz einfach verschiedene Team-Vorlagen für unterschiedliche Zwecke erstellen, zum Beispiel für Projekte oder Abteilungen. Legen Sie Registerkarten und Kanäle und, besonders wichtig für die Governance in Teams, Einstellungen wie Gast- oder Mitgliederrechte fest. Auch Apps wie Microsoft Planner, Ordnerstrukturen oder wichtige Dokumente sowie Verknüpfungen zu SharePoint oder externen Websites lassen sich in den Vorlagen einfach definieren.
Zusammenfassung
Bevor Sie Microsoft Teams bereitstellen, sollten Sie überlegen, welche Richtlinien und Tools Sie für die Governance in Teams verwenden möchten. Teams Manager ist eine Lösung, die Ihnen dabei helfen kann – kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Testversion.
Head of Marketing & Sales bei Solutions2Share – Florian Pflanz verfügt über 6 Jahre M365-Erfahrung und war an zahlreichen Projekten zur Microsoft Teams Governance beteiligt. In über 200 Workshops hat er umfangreiches Wissen und Best Practices zu Microsoft Teams und den Managementanforderungen von Unternehmen gesammelt.
