Governance Automation: Warum automatisierte Governance in Microsoft 365?
Für Unternehmen die Microsoft 365 nutzen kann Governance Automation ein richtiger Gamechanger sein. Ohne automatisierte Prozesse kommt es schnell zu unkontrollierten Strukturen, Sicherheitsrisiken und einem hohen Administrationsaufwand. Die manuelle Verwaltung in Microsoft 365 ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Zudem erschwert fehlende Automatisierung die Einhaltung von Compliance- und Sicherheitsrichtlinien.
In diesem Blogartikel zeige ich dir, warum Governance Automation für deine Microsoft 365 Governance vorteilhaft ist, welche Herausforderungen sie löst und wie du sie in deinem Unternehmen erfolgreich umsetzt. Außerdem gebe ich dir praktische Handlungsempfehlungen für die Einführung und Umsetzung automatisierter Governance-Prozesse in Microsoft 365.
Governance Automation Tools wie Teams Manager und External User Manager unterstützen IT-Admins bei der Governance Automation. Erfahre in diesem Artikel mehr über ihre Funktionen und wie sie dir helfen, Microsoft 365 effizient zu verwalten.
Was ist Governance Automation?
Governance Automation bezeichnet die automatische Verwaltung und Durchsetzung von Richtlinien in Microsoft 365. Ziel ist es, manuelle Prozesse zu reduzieren und IT-Administratoren zu entlasten. Mit Governance Automation können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Microsoft 365-Umgebung nach vordefinierten Regeln verwaltet wird, ohne dass IT-Teams ständig eingreifen müssen.
Warum ist Governance Automation wichtig?
Ohne eine automatisierte Governance-Strategie geraten Microsoft 365-Umgebungen schnell außer Kontrolle. Unternehmen stehen vor folgenden Herausforderungen:
- Unkontrolliertes Wachstum von Teams und Gruppen: Ohne klare Richtlinien entstehen unstrukturierte und redundante Teams, die die Übersichtlichkeit erschweren.
- Erhöhte Sicherheitsrisiken: Fehlende Kontrolle über externe Benutzer, sensible Dokumente und Berechtigungen führt zu Datenschutzproblemen.
- Hoher administrativer Aufwand: IT-Admins müssen sich mit wiederkehrenden Aufgaben wie der Bereitstellung von Teams, dem Entfernen externer Benutzer oder der Verwaltung von Namenskonventionen auseinandersetzen.
- Schwierigkeiten bei der Einhaltung von Compliance-Richtlinien: Unternehmen müssen gesetzliche Vorgaben einhalten, was ohne automatisierte Prozesse aufwendig ist.
Durch Governance Automation können Unternehmen:
- Strukturiertes und kontrolliertes Wachstum sicherstellen.
- Sicherheitslücken minimieren und sensible Daten schützen.
- Zeit und Ressourcen in der IT-Abteilung einsparen.
- Compliance-Vorgaben automatisch durchsetzen und Audit-Prozesse vereinfachen.
Welche Bereiche lassen sich mit Governance Automation abdecken?
Automatisierte Teams-Erstellung / Provisionierung
Die Erstellung neuer Teams kann automatisiert werden, indem festgelegte Vorlagen und Regeln genutzt werden. So wird sichergestellt, dass Teams mit einer einheitlichen Struktur, den gewünschten Berechtigungen und Namenskonventionen erstellt werden.
Mehr zu Thema findest du in unseren Blogposts zur Microsoft 365 Provisionierung, Microsoft Teams Provisionierung und SharePoint Provisionierung.
Lebenszyklus-Management
Governance Automation ermöglicht das automatische Archivieren oder Löschen von Teams oder Gruppen nach vordefinierten Regeln. Ein automatisiertes Lebenszklus-Management verhindert unkontrolliertes Wachstum, Sicherheitsprobleme und Ineffizienzen. Erfahre mehr zu Lebenszyklen und Best Practices hier: Microsoft 365 Group and Microsoft Teams Lifecycle Management
Namenskonventionen
Teams und Gruppen können automatisiert nach definierten Regeln benannt werden. Die Durchsetzung von Namenskonventionen sorgt für eine bessere Übersicht und Struktur.
Gästemanagement
Nicht verwaltete externe Benutzer stellen oft ein Sicherheitsrisiko dar. Automatisierte Prozesse können sicherstellen, dass Gastzugänge automatisch verwaltet werden, nur für einen vordefinierten Zeitraum bestehen und anschließend wieder deaktiviert oder entfernt werden.
Berechtigungsmanagement
Durch Governance Automation können Berechtigungen automatisch nach Rolle oder Funktion vergeben oder entzogen werden. So wird verhindert, dass Nutzer unkontrollierten Zugriff auf sensible Daten erhalten.
Compliance und Sicherheitsrichtlinien
Automatisierte Governance-Prozesse können sicherstellen, dass Sicherheitsrichtlinien und Zugriffskontrollen automatisch durchgesetzt werden, die Erstellung unautorisierter Teams oder Gruppen verhindert wird und alle Nutzer die geltenden Richtlinien einhalten. Regulatorische Anforderungen können so leichter umgesetzt und Risken von Sicherheitsverstößen reduziert werden.
Automatisierte Berichte
Durch regelmäßige Audits und automatisch generierte Berichte, erhalten IT-Admins detaillierte Einblicke in die Nutzung und Sicherheit von Microsoft 365.
Wie kann ich Governance Automation umsetzen?
Die nativen Funktionen von Microsoft 365 sind oft eingeschränkt und erfordern manuelle Eingriffe, um Microsoft 365 und Microsoft Teams Governance sicherzustellen. Automatisierte Lösungen wie Teams Manager und External User Manager bieten hier eine umfassendere Unterstützung.
Vergleich: Native Microsoft 365 Funktionen vs. Drittanbieter-Tools
| Native M365-Funktionen | Tools wie Teams Manager und External User Manager | |
|---|---|---|
| Teams Provisionierung | Eingeschränkte Vorlagen | Automatisierte Regeln und Workflows |
| Lebenszyklus-Management | Grundlegende Löschrichtlinien | Erweiterte Workflows mit Benachrichtigungen |
| Namenskonventionen | Manuelle Kontrolle durch IT | Automatische Durchsetzung von Richtlinien |
| Gästemanagement | Manuelles Entfernen von Gästen | Erweiterte Workflows mit Benachrichtigungen |
| Rollen und Berechtigungen | Manuelle Anpassung durch Admins | Automatische Zuweisung nach Rollen |
| Compliance | Begrenzte Schutzmechanismen | Automatische Durchsetzung von Richtlinien |
| Berichte | Eingeschränkte Standardberichte | Automatisierte Berichte mit detaillierten Analysen |
Governance Automation Tool: Teams Manager
Der Teams Manager erleichtert die Verwaltung von Microsoft Teams durch automatisierte Provisionierung, Lifecycle-Management und Governance-Richtlinien. Administratoren können vordefinierte Templates erstellen, Workflows automatisieren und Benutzerrechte zentral steuern. Dies spart Zeit und stellt sicher, dass alle Teams den unternehmensweiten Richtlinien entsprechen.
Erfahre mehr über die Teams Manager Funktionen für automatisierte Governance in unserem Blogpost zu Teams Manager Basics.
Governance Automation Tool: External User Manager
Der External User Manager bietet IT-Admins automatisierte Funktionen für das Gästemanagement in Microsoft 365. Durch Genehmigungs-Workflow, Zugriffsverwaltung und Lebenszyklen werden Gastbenutzer in Teams und M365 automatisiert verwaltet und kontrolliert. Durch einen Onboarding-Prozess und automatische Überprüfung und Löschung inaktiver Gäste werden Sicherheitsrisiken minimiert und Compliance sichergestellt.
Manuelle Verfahren und Arbeitsaufwand werden durch Automatisierungen von External User Manager so deutlich verringert.
Schritte zur Implementierung von automatisierter Governance
Schritt 1: Bestandsaufnahme
Analysiere deine aktuelle Governance-Strategie und identifiziere Schwachstellen in den Bereichen Lifecycle-Management, Gästemanagement, Berechtigungen, Compliance, Namenskonventionen und Berichterstattung. Überprüfe bestehende Prozesse und dokumentiere, wo aktuell manuelle Eingriffe notwendig sind.
Schritt 2: Ziele definieren
Lege fest, welche Prozesse automatisiert werden sollen. Dies kann Folgendes umfassen:
- Provisionierung von M365 Gruppen und Teams
- Archivierung oder Löschung inaktiver Teams und Gruppen
- Automatische Verwaltung und Entfernung von Gästen
- Automatische Zuweisung von Rollen und Rechten
- Durchsetzung von Sicherheits- und Namensrichtlinien
- Automatische Generierung von Nutzungs- und Audit-Reports
Schritt 3: Geeignete Tools wählen
Entscheide, ob du native Microsoft 365 Funktionen oder Governance Automation Tools wie Teams Manager und External User Manager nutzen möchtest. Während Microsoft 365 Basisfunktionen bietet, ermöglichen spezialisierte Tools eine tiefere Automatisierung und bessere Kontrolle.
Schritt 4: Implementierung von automatisierter Governance starten
Beginne mit einer schrittweisen Einführung der Automatisierung:
- Teste die Automatisierung zunächst in einer Testgruppe.
- Passe Workflows an, um sie an spezifische Unternehmensrichtlinien anzupassen.
- Stelle sicher, dass alle Beteiligten geschult werden und die neuen Prozesse verstehen.
Schritt 5: Governance Automation Best Practices umsetzen
Nutze diese Best Practices für eine optimale Governance Automation:
- Automatisierte Namenskonventionen für Teams einführen, um Einheitlichkeit sicherzustellen.
- Regelmäßige Audits zur Kontrolle der Gastbenutzer durchführen, um Sicherheitsrisiken zu minimieren.
- Lebenszyklus-Management mit klaren Archivierungs- und Löschrichtlinien implementieren, für eine aufgeräumte Umgebung.
- Vordefinierte Berechtigungen automatisiert vergeben, sodass Nutzer nur die notwendigen Rechte erhalten.
- Compliance-Vorgaben in Automatisierungsprozesse integrieren, um Verstöße zu vermeiden.
- Berichte automatisieren, um jederzeit vollständige Transparenz über die Nutzung von Microsoft 365 zu haben.
Schritt 6: Regelmäßige Überprüfung und Optimierung
Überwache deine Automatisierung und optimiere sie regelmäßig:
- Nutze automatische Berichte, um sicherzustellen, dass alle Governance-Richtlinien eingehalten werden.
- Führe regelmäßige Überprüfungen der automatisierten Prozesse durch.
- Passe Regeln an neue Unternehmensanforderungen und Microsoft 365 Updates an.
Governance Automation FAQ
Was ist Governance Automation?
Governance Automation bezeichnet die automatisierte Verwaltung und Durchsetzung von Richtlinien in Microsoft 365. Mit Governance Automation können manuelle Prozesse reduziert werden; Sicherheit, Compliance und Effizienz verbessert werden und IT-Admins entlastet werden.
Warum ist automatisierte Governance wichtig?
Ohne Automatisierung entstehen schnell unkontrollierte Strukturen, Sicherheitsrisiken und hoher manueller Aufwand. Automatisierung erleichtert IT-Administratoren die Arbeit erheblich.
Welche Tools für Governance Automation sollte ich nutzen?
Neben nativen Microsoft 365-Funktionen bieten Tools wie Teams Manager und External User Manager umfassendere Automatisierungsmöglichkeiten.
Wie starte ich mit Governance Automation?
Analysiere deine aktuelle Governance-Stategie und notiere Schwachstellen. Definiere deine Ziele, wähle die passenden Tools und starte mit der Implementierung automatisierter Prozesse. Setze dabei auf Best Practices wie Namenskonventionen, Lebenszyklen und Reports.
Brauche ich für Governance Automation technische Kenntnisse?
Nein, mit Tools wie Teams Manager und External User Manager kannst du Automatisierungen ganz einfach und schnell umsetzen, ohne tiefe technische Kenntnisse.
Welche Governance Bereiche lassen sich automatisieren?
Governance Automation kann unter anderem folgende Bereiche umfassen: Provisionierung, Lifecycle-Management, Namenskonventionen, Gästemanagement, Berechtigungen, Compliance-Überwachung und Berichterstattung.
Welche Unternehmen profitieren von Governance Automation?
Alle Unternehmen, die Microsoft 365 nutzen und IT-Administratoren entlasten sowie Sicherheits- und Compliance-Richtlinien durchsetzen möchten.
How can I test governance automation?
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Starte jetzt mit Governance Automation!
Governance Automation ist der Schlüssel zu einer sicheren, standardisierten und effizienten Microsoft 365 Umgebung. Unternehmen, die Governance-Prozesse nicht automatisieren, stehen vor Herausforderungen wie unkontrollierten Teams, Sicherheitsrisiken und hohem manuellen Aufwand.
Durch den Einsatz von Tools wie Teams Manager und External User Manager können diese Herausforderungen einfach gemeistert werden. Automatisierte Provisionierung, Lifecycle-Management und Gästemanagement sorgen für eine sichere und übersichtliche Microsoft 365 Umgebung.
Entdecke die Vorteile unserer Lösungen für deine Governance Automation:
Head of Marketing & Sales bei Solutions2Share – Florian Pflanz verfügt über 6 Jahre M365-Erfahrung und war an zahlreichen Projekten zur Microsoft Teams Governance beteiligt. In über 200 Workshops hat er umfangreiches Wissen und Best Practices zu Microsoft Teams und den Managementanforderungen von Unternehmen gesammelt.
