Strukturierte Microsoft Teams Einführung bei Der Beck mit dem Teams Manager

Beim Wechsel zu Microsoft 365 stand Der Beck vor der Herausforderung, Firstline Workers in Microsoft Teams einzubinden und gleichzeitig Struktur und Rahmenbedingungen für die Nutzung vorzugeben.

Bei der Microsoft Teams Einführung sollten von Anfang an neue Teams kontrolliert angelegt und mit Namenskonventionen gesteuert werden. In einem Workshop erarbeiteten Der Beck und Solutions2Share gemeinsam eine Governance-Strategie, die neben Microsoft Teams auch die im Hintergrund verknüpften SharePoint-Seiten beinhaltete.

Mit Namenskonventionen und Lebenszyklen für inaktive Teams sorgt Der Beck für eine übersichtliche, strukturierte Umgebung. Auch die SharePoint-Umgebung ist vor unkontrolliertem Wachstum geschützt.

“Der Teams Manager half uns, Microsoft 365 und Teams im Unternehmen strukturiert auszurollen. Wir haben einen guten Überblick und gleichzeitig ein gutes Nutzererlebnis beim Anlegen und Verwalten von neuen Teams.“ Herbert Killermann, IT-Verantwortlicher bei Der Beck

Herausforderungen bei Der Beck

Der Beck bereitete den Wechsel auf Microsoft 365 vor. Durch den Beginn der Corona-Krise Anfang 2020 konnten Besprechungen nur noch virtuell in Microsoft Teams abgehalten werden.​

Als Großbäckerei mit rund 150 Filialen besteht die Belegschaft von Der Beck zum Großteil aus sog. Firstline Workers, also Servicekräften im Verkauf. Ohne einen eigenen Computer-Arbeitsplatz greifen diese Mitarbeiter nur über ihr Smartphone auf MS Teams zu. Firstline User in die Kommunikation einzubinden und ihnen gleichzeitig eine Struktur für die Benutzung von Teams vorzugeben, war das oberste Ziel.

Unsere Lösung für Der Beck

Bei der Teams Einführung sollte es von Anfang an eine klare Struktur für die Mitarbeiter geben und Regelungen zum Anlegen von neuen Teams. Daher benötigte Der Beck die Möglichkeit, kontrolliert neue Teams anzulegen und mit Namenskonventionen zu steuern.

Eine kurze Demo des Teams Managers machte klar, dass er genau die gewünschten Anforderungen abdeckte. Auch preislich gefiel das Angebot. In einem eintägigen Workshop erarbeiteten Der Beck und Solutions2Share alle Teams Governance-Punkte und legten den Grundstein dafür, den Teams Manager im Unternehmen auszurollen.

Nutzen bei Der Beck

Der Teams Manager ermöglicht es Der Beck, strukturiert mit Microsoft Teams zu arbeiten. Klare Regelungen bestimmen, welche Mitarbeiter neue Teams erstellen können. Für bessere Übersichtlichkeit und mehr Struktur verwendet Der Beck Teams-Vorlagen und einheitliche Namenskonventionen. Veraltete oder inaktive Teams werden mithilfe der Lebenszyklus-Funktion automatisch aus der Umgebung entfernt.

Da es keinen Sinn macht, für Teams eine Governance-Strategie einzuführen und dann auf der anderen Seite den Mitarbeitern in SharePoint freie Hand zu lassen, wurde zusätzlich der Blocker für SharePoint installiert. Dieser sperrt den Zugriff von Team-Besitzern auf die im Hintergrund verknüpften SharePoint-Seiten und schützt die SharePoint-Umgebung ebenfalls vor unkontrolliertem Wachstum.